《AI轻赋能秘书核心技能实战课—从事务处理到战略辅助的全流程升级》

《AI轻赋能秘书核心技能实战课》

从事务处理到战略辅助的全流程升级

主讲：谢迪老师

【课程背景】

准备会议看似简单，但需确定会议时间、地点、议程、参会人员，准备会议材料，布置会场等等等等，如何做才能不出纰漏，顺利开展？

协调过程中，日程冲突、场地资源紧张、材料准备不充分等突发问题的发生，如何不会影响会议进度和质量？

领导需要收集信息，渠道如此之多，上级文件、基层汇报、调研资料、网络媒体......信息量大且繁杂，如何筛选、整理和分析、总结？

如何提高保密意识，避免操作不规范，彻底杜绝泄密风险？

如何准确领会领导意图，及时、准确、高效的地汇报工作？

如何向领导反馈问题或提出建议时，能更好的把握时机和分寸？

领导日程安排、文件收发、办公用品管理等琐碎事务看似简单，但耗费时间和精力，如何能一边做好事务性工作，一边让自己的工作有亮点？

秘书工作涉及多方面的职责与任务，不仅要处理好会议相关事务，还需在日常办公、沟通协调、信息管理等方面发挥重要作用。随着国企的发展和管理要求的不断提高，秘书需要具备更全面的能力和素质，以适应工作的需要。本课程旨在帮助秘书提升政治素养、保密意识和工作技能，更好地履行职责，为企业的发展提供有力支持。

【课程收益】

获取3项能力：

1、综合业务能力：包括办公事务处理、文件管理、信息收集与整理等方面的能力

2、增强沟通协调能力：能够有效地与不同部门人员进行沟通协调，解决工作中的问题

3、提高组织管理能力：具备组织和管理各类活动、会议的能力，确保工作的顺利开展

4、公文写作的能力

5、具备递送物品、迎送、座次安排等政务礼仪的能力

运用3类方法：

1、承接任务与落实执行的方法

2、开展会议的方法

3、运用AI提高工作效率的方法

认知突破：通过明确政治性、服务性、辅助性三大属性，精准把握“润滑剂”“参谋员”“执行者”三重角色。从琐碎事务中提炼战略价值，学会在规矩与灵活间找到平衡，避免陷入“打杂” 困局

【课程特色】

全互动教学，对话式课堂：课程采取案例研讨，现场演练，视频解析、小组讨论等方式，激发学员高质量参与；

定制化设计，知识场景化：案例、场景选取自团队实际工作场景，落地性强；

工具简单化，内容步骤化：好学好用，三步完成，降低认知负担，提升课后行动成功率

【课程对象】

秘书岗位

【课程时间】

1-2天（6小时/天）

【课程大纲】

第一模块：秘书是干嘛的？——破解体制内秘书的"角色困局"

导入：谁更适合做秘书

一、体制内秘书的特殊定位——角色认知

1、为何总在"服务员"与"参谋者"之间摇摆？——体制内秘书工作的三大属性：政治性、服务性、辅助性

2、如何平衡"规矩人"和"灵活者"的双重要求？——秘书在单位运转中的 “润滑剂”“参谋员”“执行者” 三重角色

3、为什么事务性工作吞噬了战略价值？——案例分析：某事业单位秘书如何通过精准服务推动重大政策落地

A.流程显现化

B.问题关联化

C.成果可视化

二、核心素养：体制内秘书的 “九维能力矩阵”

观察能力

沟通能力

逻辑思维能力

规划与组织能力

执行能力

服务能力

形象管理能力

突发事件处理能力

9、自我调节能力

互动：秘书的神奇平衡轮

三、八大核心职责——秘书的 “全流程作战地图”1、文件管理——从 “传递员” 到 “政策枢纽”

A.文件的起草、装订及传递

B.文件的签收、传递、催办

C.文件的回收、清退、销毁

D.文件档案的收集管理及保密工作

2、管理领导时间与工作安排

A.弹性预留法

B.分级响应法

C.双日历同步

3、承接领导任务

4、落实执行任务

5、汇报工作，高效反馈

6、办公室管理：设施、设备、公章、办公用品

7、会议管理

8、接待工作

四、秘书工作误区

1、快&急

2、乱&忙

五、秘书的价值

工具：请示汇报"三要素"模板（结论+依据+建议）

互动：秘书的价值树

案例：某国企办公室通过优化办公流程，提高了工作效率

第二模块：会议延期、任务漏办？—— 秘书关键工作管理

结构化思维：从点线面思考到系统思考

点线面体的不同思考

结构化思维的论证类比

五类逻辑递进的工具

8种场景下结构化思考的方法与工具

进度汇报

成果汇报

项目检讨

问题汇报

资源申请

经验分享

述职

突发请示

会议管理：从“低效冗长”到“成果可控”的全流程攻坚

会议前准备——高效会议的7个好习惯

主持人选定

确认会议议题与议程

确定会议时间、地点、方式、时长、参加人员

会议资料：主持词、汇报材料、会议须知

通知参会者并布置预习作业（可选）

确认会议纪要发出人与发出标准

布置会场与保障设备：座次安排、设备调试、签到管理

会议中管控——把突发状况屏蔽在开会前

会议记录要点与速记技巧

时间管控

现场突发情况：设备故障、人员缺席

3、会议后跟进——让决议“落地生根”的督办闭环

会议结束3个小时之内发出纪要

决议事项督办与反馈机制，行动分具体解落实到个人

二、承接任务、落实执行与高效反馈

1、复述领导布置的任务

2、说明落实思路与方案、对接人员

3、对齐任务标准

4、反馈时机选择

5、反馈方式

三、政务接待：从 “手忙脚乱” 到 “零失误” 的规范操作

1、级别定位：对照《党政机关国内公务接待管理规定》，确认来宾行政级别（如 “正处级领导对应几星级接待”）

2、流程定位：绘制 “接待动线图”，标注 “下车→会议室→餐厅→送行” 各环节时间节点（精确到 5 分钟）

3、接待方案制定与流程安排

4、风险定位：预判 3 个以上风险点

5、接待礼仪：迎送、乘车、餐饮、会议等环节规范

四、公文写作：让文字为工作增色

1、政务公文、领导讲话稿、会议纪要、调研报告、工作计划总结等各类文书写作的规范与技巧

2、新闻稿、邀请函、感谢信、请示报告、协议书、演讲稿、简报、述职报告、贺信、备忘录等撰写方法

案例：某单位大型接待活动全流程复盘

工具：会议议程表、会议纪要模板、秘书的四个台账

第三模块：政务礼仪——细节体现层级与规范

一、递送物品的规范

1、递送的尊重技巧

2、轻薄文件的递送

3、特殊物品递送禁忌

4、茶杯、水杯的递送要求

5、递送名片的规范与禁忌

二、迎送的技巧

1、日常迎送的基本规范

2、政务迎送的礼仪

三、电梯的政务礼仪

1、进出电梯的顺序与体现尊重的细节

2、电梯内的位置安排

3、电梯内的交谈与话题把控

四、政务介绍规范与顺序

1、政务介绍的顺序

2、政务介绍的细节把控

五、握手的礼仪

1、握手的时机与规范

2、握手的禁忌

六、乘车礼仪

1、位次安排

2、注意要点

七、秘书必须掌握的不同场景下的座次安排

1、会客厅

2、谈判桌式

3、签约式

4、圆桌

5、乘车

第四模块：如何在高压与规则中守住底线、持续成长？——秘书职业与个人素养进阶

一、政治红线与保密雷区——如何避免 “踩线翻车”？

1、体制内工作的政治站位与大局意识培养

2、保密工作实操：文件传递、会议记录、信息存储中的保密要求

3、非“保密”文件的保密工作

二、职业道德与职业操守——不是口号是行动

1、廉洁自律的 “灰色地带”：诱惑面前如何坚守？

2、忠诚与奉献的实践：不只是口号，更是行动

三、回应批评——别让“面子”误了成长

承担责任

确认行动

确认时间

四、压力管理——如何在高压下保持“电量满格”？

心理预期管理：凡事必有所获

2、负面情绪软化的四个步骤：问是谁、请坐下、说两句、送客走

3、视角转换，压力变成方案：家人视角、榜样视角、领导视角、同事视角、摄像机视角、未来视角

五、能力持续提升——职场竞争力

1、能力提升的路径与方法

2、最好的“作弊”武器：AI

A.校准格式、优化内容

B.归纳总结、撰写文案

工具：秘书如何用AI、回应批评模板、“多快好省”经验排查表

互动：六把椅子游戏

案例：违反职业操守的典型案例剖析

【课程回顾与总结】