《会议管理》

一、开始阶段 

　　为什么要开会? 

　　与会者都有谁? 

　　其他形式的会议 

　　时刻牢记会议的目的 

　　二、如何筹备会议 

　　一切都必须围绕会议的目的进行 

　　谁应该出席会议? 

　　安排会议的具体日期、时间、地点和所需设备了吗? 

　　制订会议议程表 

　　明确会议的责任分工 

提供其他必要的会前信息 

1. 确定与会者

确定与会者应该考虑的6大因素

2．选择开会的时间

选择开会时间应该考虑的4项因素

3．选择开会的地点

选择会议地点要考虑的硬件设施的

4．会场布置

作为会前准备的重要内容之一，会场布置应着重注意做好3方面工作。其主要方式有以下三种：

　　① 单向传递信息会议的座位排列方式；

　　② 双向沟通交流会议的座位排列方式；

③ 多向沟通交流会议的座位排列方式。

国际标准商务礼仪的会场布置要点

5．拟订会议日程

拟订会议日程，即拟订会议的程序表，是为了让与会者事先对会议有所了解，以便提前做好准备。

一般来说，会议日程由会议筹备部门提出草案，经会议主席审定后确定，包括：会议内容、讨论事项、与会者姓名、会议的时间地点、会议事宜的时间分配等。

6．会议通知

　　在确定了会议的议题、召开的时间、地点和场所等事宜后，应该及早印发会议通知。其内容应包括会议的时间、地点、出席人员、会议内容以及日程等，并且应提示与会者尽早给予明确答复，或返还出席会议的回执，以便于统计与会者名单。

三、如何对待会议 

　　 1．会议签到

　　会议签到是为了准确及时统计会议的出席人数。一般来说，与会者进入会场都要签到。并且，有些会议只有在达到规定的人数后才能召开。而准确及时的人数统计也为会议工作的有序安排提供了方便。会议签到一般形式有4种。

　　2．会场服务

会场服务的好坏直接关系到会议能否有序进行，好的会场服务是会议顺利进行及圆满结束的必要条件。会场服务工作的内容比较多，主要包括引导座位、分发会议的文件资料、维持会场秩序、信息传递。

　　3．会议记录

一般来说，会议都需要有记录。会议记录包括两个部分：**部分是记录会议的组织情况，包括会议的名称、时间、地点、与会人员等；第二部分是记录会议的内容，包括会议的议题、发言情况、**的决议、决定等。

会议记录有以下两种方法：

　　（1）摘要记录。

（2）详细记录。

四、高质量完成会议

1.会议的数量控制

在实际工作中，会议的数量经常失控，而真正需要开的会议淹没于会海之中而无法突出其作用。

2.控制会议数量的主要措施

　　3.建立严格的会议审批制度

　　4.会议的质量控制

　　5.建立衡量会议质量的标准

　　6.提高会议质量的7大技巧

　　7.会议的成本控制

五、结束会议 

1．会务工作总结。

对会议组织及服务工作的全过程进行总结，找出其中的漏洞与不足，从中吸取经验教训，避免再次犯错。同时，对会议工作人员进行表彰与鼓励。

2.会议简报

会议简报是为了方便交流情况。着重反映会议中的重要问题。简报的印发数量和发送范围应视需要而定。应对会议简报进行编号，以便于分类归档。

3.会议纪要

通常要根据会议宗旨和精神撰写会议纪要印发给有关部门。同时，会议纪要必须简明扼要，语言精练概括，内容全面、条理清晰、主次得当。

4.议定事项的检查催办

议定事项的检查催办是会后工作的关键环节，它可以保证会议的精神真正落到实处。而且它还有利于会后信息的及时反馈。