行政文秘职业化-2天

《行政文秘职业化》内容大纲





秘书、助理这样的工作看似简单，而真正做好却很不容易。如果你采访各个企业的领

导和管理层，他们肯定会说找一个好秘书太难了。好秘书的标准是什么？似乎很多人也

说不清楚。经理们希望秘书不仅在生活上做好安排，比如定机票，酒店，安排组织会议

等等，还要在业务上作一个好助手。



秘书工作对人的要求其实很高，而很多人却没有意识到这一点。秘书工作的规范化与

职业化对于企业提高管理效率是非常必要的。







培训收益

■ 提升秘书、助理的职业化精神

■ 掌握基础的秘书技能，对于各项日常工作得心应手

■ 掌握高级的秘书技能，在公文写作等方面独挡一面

■ 做好办公室沟通，有效地进行上传下达

■ 支持上司，成为上司的得力助手





内容大纲



第一部分：秘书人员的角色认知

■ 认清你的角色－助手、管家、人际

■ 你做到了吗？――合格的秘书自测

■ 秘书必备的知识

■ 秘书的十大特质

第二部分：高级职业形象与礼仪

■ 外在形象及服饰的重要性

■ 商务人员形象四原则

■ 商务着装的场合及要素

■ 女性秘书的形象要求

➢ 场合着装

➢ 裙装五不准

➢ 佩戴首饰四大原则

➢ 化妆注意事项

■ 男性秘书的形象要求

➢ 公务西装的选择

➢ 公务衬衫穿着“五”原则

➢ 公务领带的搭配原则和禁忌

第三部分：高效公务接待

■ 办公室接待

➢ 亲切的第一印象：访客优先的原则

➢ 递送名片原则

➢ 商务介绍的正确顺序

➢ 商务接待的陪同礼仪

➢ 商务送别礼仪

■ 座次礼仪

➢ 商务轿车、火车

➢ 商务会议

➢ 中西餐

第四部分：高效办公室活动

■ 电话应对技巧

➢ 摸清对方身份

➢ 摸清对方目的

➢ 因地制宜巧判断

第五部分：高效时间管理

■ 时间浪费的主要因素

■ 帕金森定律

■ 目标的三个层次

➢ 关键目标

➢ 使能目标

➢ 最好具备目标

■ 要事优先－列任务清单的原则

■ 时间管理的技巧

➢ 克服拖延

➢ 避免突发干扰

➢ 学会说“不”

■ 时间管理的细节

第六部分：高效会议管理

■ 会议的概述

■ 会议的效率与规范

会议效率低下的三点防范

■ 会前准备工作

场地选择、会议室选择、会议用品的准备

■ 会议记录的关键

第七部分：高效沟通技巧

■ 沟通三大基本步骤：倾听、提问、反馈

■ 如何与上司沟通

➢ 来自下属的沟通障碍

➢ 如何表达不同意见

➢ 如何对待领导的批评

第八部分：高效公文写作

■ 写作步骤－如何写出好文章

➢ 制定正确的行动目标

➢ 决定文章的正式程度

➢ 决定文章的总体风格

➢ 情感指数

■ 使文章规范的几点建议

格式、标点符号、层次序数、数字使用

■ 办公室电子邮件注意事项

➢ 沟通媒介的选择

➢ 邮件的完整性

➢ 48小时原则

➢ 转发邮件要敏感

➢ To 和 CC

■ 公文范例－常用公文示范讲解

➢ 通知

➢ 通报

➢ 报告

➢ 请示

➢ 批复

➢ 函

第九部分：打造你的影响力

■ 赞美与尊重

■ 让步与变通

■ 诉诸他人的高尚需求

■ 委婉的指出他人过错

■ 让他人参与决定

第十部分：如何成为上司的得力助手

■ 上司眼中的合格秘书 － office glue 与 office wife

➢ 日常事务好帮手

➢ 业务管理好助理

■ 优秀秘书的核心竞争力：视频片断《穿PRADA的女王》

■ 同理心接触——经营你的上司

■ “秘书门”事件――同上司相处的心态

讨论如何定义“Professional Secretary”

■ 与上司达成默契

➢ 有关电话

➢ 有关信件与文档

➢ 有关日程安排

➢ 有关出差

■ 上司的行程安排

➢ 旅行中必备物品清单

➢ 上司临走前的清单

➢ 上司离开期间的清单

➢ 上司回来后的后续工作

■ 上司的日程安排

➢ 哪些日子不适合安排约会

➢ 日程冲突如何处理

➢ 上司外出的细节

第十一部分：秘书人员的职业发展

■ 成长与成功

■ 一生的机会有几次？

■ 关注圈与影响圈

■ 你在和谁竞争

情绪、承诺、自律、自我激励