《岗位说明书与职责梳理》

《岗位说明书与职责梳理》

主讲老师：穆生一

【课程背景】

很多企业岗位职责“扯不清”：跨部门推诿、没人干活、出事没人认；岗位说明书不会写、写不清，职责又杂又乱；写了好些不用、岗位变了说明书没更新。为什么？因为缺一套从岗位分析到职责提取、从撰写到落地维护的完整方法。岗位职责是组织运转的底盘——写不清，招人、考核、分工、协同全乱。

本课程讲透岗位说明书与职责梳理：先讲怎么认识职责、定位梳理方法；再讲怎么做岗位分析与职责提取；接着讲怎么撰写规范、可执行、可考核的岗位说明书；最后讲怎么让说明书落地运用并动态维护。四个环节一条线，让企业把岗位职责从“扯不清”变成“写清楚、不扯皮”。

全程围绕岗位职责梳理真实场景实战演练：现场做岗位分析、提取职责、写岗位说明书、定维护计划，工具易上手、学之即用，让 HR 带着“每个岗位到底干什么、写清楚不扯皮”的完整打法回到企业。

【课程收益】

1. 掌握职责认知，看清推诿扯皮根源

2. 掌握岗位说明书，职责有载体可落地

3. 掌握岗位分析，岗位干啥活理得清

4. 运用访谈与归纳，职责提取不遗漏

5. 掌握核心职责提取，主责边界清楚

6. 掌握说明书撰写，要素齐全规范

7. 运用动词与标准，职责写清可执行

8. 掌握说明书运用，招人考核有依据

9. 掌握动态维护，岗位变了说明书跟上

10. 运用版本管理，说明书留档可查

【课程特色】

1. 认识—分析—撰写—落地一条线：覆盖岗位职责从分析到落地到维护的完整路径。

2. 每模块一张工具卡：岗位职责地图、岗位分析卡、岗位说明书模板、说明书维护卡。

3. 实战演练贯穿：针对岗位职责梳理真实场景演练，工具易上手、学之即用。

【课程对象】

职责不清、跨部门推诿的企业 HR、人力资源负责人、业务管理者、参与岗位管理的管理者。

【课程时间】

1 天（6 小时），2 天版扩展内容见各模块末尾。

【课程大纲】

一、为什么岗位职责，总“扯不清”？——认识职责

问题：职责不清、推诿、扯皮。

方法：用“职责认知＋岗位说明书＋梳理方法”认识。

1. 为什么岗位职责，总“扯不清”？

【案例】跨部门推诿、没人干活。

【原因分析】缺职责梳理。

【方法原理】用“职责认知＋岗位说明书”看清职责。

1）职责乱象：推诿扯皮。

• 没人认账：出事没人认。注意识别。看清乱象，才要梳理。

• 职责重叠：岗位职责重叠。注意盘点。重叠清，划边界。

2）职责内涵：干什么边界。

• 明确干啥：明确岗位干什么。注意聚焦。干啥清，不模糊。

• 划清边界：划清职责边界。注意明确。边界明，不扯皮。

3）岗位说明书：职责的载体。

• 载体作用：说明书承载职责。注意成文。有载体，职责落地。

• 规范统一：说明书规范统一。注意标准。统一写，好管理。

【工具/模型】《岗位职责地图》

2. 如何定位岗位职责梳理？

【案例】不知从何下手。

【原因分析】缺方法。

【方法原理】用“梳理流程＋协同＋接口”定位。

1）梳理流程：岗位→职责。

• 定流程：按岗位定职责。注意顺序。流程明，好推进。

• 先试点：先梳理关键岗位。注意优先。关键先，见效快。

2）部门协同：跨部门职责。

• 跨部门协同：梳理跨部门职责。注意沟通。协同清，少推诿。

• 业务参与：业务部门参与。注意共识。参与实，认可高。

3）岗位接口：衔接清楚。

• 理接口：理清岗位接口。注意衔接。接口清，衔接顺。

• 防真空：防止职责真空。注意排查。无真空，没人漏。

【工具/模型】《岗位职责地图》

【本模块工具】《岗位职责地图》——职责认知、梳理流程、接口一张图。

【本模块实操练习】现场挑 1 个岗位，画出它的上下游接口，标出 1 个职责真空。

【2 天版扩展】加半天“职责地图工作坊”：用真实部门做岗位职责地图与接口梳理。

二、如何做岗位分析与职责提取？——岗位分析

问题：岗位干啥活说不清。

方法：用“岗位分析＋职责提取＋任职条件”分析。

1. 如何做岗位分析？

【案例】岗位工作说不清。

【原因分析】缺分析。

【方法原理】用“工作盘点＋访谈＋分析”做分析。

1）工作盘点：理清干啥。

• 列工作：列岗位全部工作。注意完整。工作全，分析有据。

• 分主次：分工作主次。注意排序。主次明，抓重点。

2）岗位访谈：问清细节。

• 访谈在岗：访谈在岗员工。注意细致。访谈实，细节清。

• 问直属上级：问直属上级确认。注意交叉。上级证，更准确。

3）分析归纳：归类职责。

• 归类别：把工作归类成职责。注意归纳。类别清，职责明。

• 去重复：去掉重复工作。注意精简。无重复，效率高。

【工具/模型】《岗位分析卡》

2. 如何提取核心职责？

【案例】职责又杂又乱。

【原因分析】缺提取。

【方法原理】用“主责＋边界＋关键”提取职责。

1）抓主责：主要干什么。

• 抓主要职责：抓岗位主要职责。注意聚焦。主责清，重心明。

• 去边缘：去掉边缘杂事。注意精简。去杂事，职责实。

2）划边界：边界清楚。

• 划边界：划清职责边界。注意明确。边界明，不重叠。

• 定接口：定岗位间接口。注意衔接。接口清，衔接顺。

3）关键职责：核心要点。

• 抓关键：抓岗位关键职责。注意重点。关键清，考核准。

• 量化要点：把要点量化。注意标准。量化明，可衡量。

【工具/模型】《岗位分析卡》

【本模块工具】《岗位分析卡》——工作盘点、访谈、职责提取一张卡。

【本模块实操练习】现场为 1 个岗位做分析：列工作、访谈要点、提取 3 条核心职责。

【2 天版扩展】加半天“岗位分析工作坊”：用真实岗位演练分析与职责提取。

三、如何撰写规范的岗位说明书？——岗位说明书

问题：岗位说明书不会写、写不清。

方法：用“要素＋职责描述＋任职资格”撰写。

1. 如何撰写岗位说明书？

【案例】岗位说明书写不清。

【原因分析】缺写法。

【方法原理】用“岗位要素＋职责描述＋任职资格”撰写。

1）岗位要素：名称/汇报/目标。

• 写基本信息：写名称、汇报关系。注意完整。基本信息全，一目了然。

• 定岗位目标：写岗位目标。注意清晰。目标明，职责有向。

2）职责描述：职责+要点。

• 写职责：逐条写岗位职责。注意完整。职责全，不遗漏。

• 加要点：职责配要点说明。注意具体。要点实，能执行。

3）任职资格：条件要求。

• 写条件：写学历、经验要求。注意合理。条件清，招人准。

• 写能力：写核心能力要求。注意聚焦。能力明，匹配对。

【工具/模型】《岗位说明书模板》

2. 如何把职责写清楚、可执行？

【案例】职责写得太空。

【原因分析】缺描述技巧。

【方法原理】用“动词＋标准＋可考核”写清。

1）动词开头：动作明确。

• 动词开头：用动词写职责。注意准确。动词明，动作清。

• 避免空泛：避免空泛表述。注意具体。写具体，能落地。

2）定标准：程度标准。

• 定程度：定职责完成程度。注意标准。程度明，好衡量。

• 定频率：定职责频率。注意量化。频率清，更精准。

3）可考核：考核有据。

• 可考核：职责可被考核。注意对接。可考核，责任实。

• 与KPI对接：与 KPI 对接。注意结合。对接清，导向明。

【工具/模型】《岗位说明书模板》

【本模块工具】《岗位说明书模板》——要素、职责描述、任职资格一套模板。

【本模块实操练习】现场写一份岗位说明书：基本信息、3 条职责、任职资格各一段。

【2 天版扩展】加半天“说明书撰写工作坊”：用真实岗位撰写规范可执行的说明书。

四、如何让岗位说明书落地并动态维护？——落地与维护

问题：写了不用、过时了。

方法：用“落地运用＋评审＋动态维护”落地。

1. 如何让岗位说明书落地运用？

【案例】写了好些不用。

【原因分析】缺运用。

【方法原理】用“招人＋考核＋分工”运用。

1）用于招人：JD 依据。

• 作 JD 依据：招聘 JD 依据说明书。注意引用。JD 准，招人准。

• 面试对照：面试对照岗位职责。注意对标。对照清，选对人。

2）用于考核：考核依据。

• 考核对照：考核对照岗位职责。注意依据。考核实，公平明。

• 定标对接：与绩效目标对接。注意结合。对接清，导向明。

3）用于分工：职责依据。

• 按责分工：按说明书分工。注意清晰。分工明，不推诿。

• 新人上手：新人按说明书上手。注意引导。上手快，有方向。

【工具/模型】《说明书维护卡》

2. 如何动态维护岗位说明书？

【案例】岗位变了说明书没变。

【原因分析】缺维护。

【方法原理】用“定期评审＋职责调整＋版本管理”维护。

1）定期评审：定时回看。

• 定周期：定说明书评审周期。注意周期。周期定，不陈旧。

• 对照现状：对照岗位现状评审。注意核对。对照清，及时改。

2）职责调整：随变更新。

• 随变更新：职责变了及时更新。注意及时。更新勤，说明书活。

• 及时通知：变更及时通知相关。注意同步。通知到，大家知。

3）版本管理：留档可查。

• 管版本：说明书版本管理。注意留档。留档全，可追溯。

• 归档备查：历史版本归档。注意保管。归档好，可查证。

【工具/模型】《说明书维护卡》

【本模块工具】《说明书维护卡》——运用、评审、调整、版本一张卡。

【本模块实操练习】现场写一份说明书维护计划：评审周期、触发条件、版本规则各 2 条。

【2 天版扩展】加半天“落地维护工作坊”：用真实企业演练说明书落地运用与动态维护。

【2 天版说明】

2 天版把每个模块从“听懂”推进到“做成”，每天 6 小时：

1）上午讲方法，下午用真实岗位场景做认识、分析、撰写、落地的演练，当场纠偏。

2）增加跨模块演练：完整走一遍“职责地图—岗位分析—说明书撰写—落地维护”的职责梳理闭环。

3）增加硬戏：职责地图、岗位分析、说明书撰写、落地维护四场实弹演练。

4）产出物升级：带走全套工具卡，加一份《本企业岗位说明书汇编》。

课纲根据客户需求与现场学员情况调整。