《AI+邮件与即时沟通：高效协同》

《AI+邮件与即时沟通：高效协同——岗位邮件模板库与语气改写》

——AI 办公提效系列 · 协同场景实战课

主讲：崔展坤老师

【课程背景】

邮件和群消息占了职场人每天相当一部分时间：同样的事要跟不同的人说不同的话，措辞拿捏不好要么太硬要么太软；长邮件没人看，短消息又容易漏掉关键信息。

催进度时不知道怎么说才不伤人？

一封长邮件写完，对方还是没抓住要他做什么？

跨部门沟通反复拉扯，一件事要来回七八条消息？

本课属于“AI 办公提效”系列的第二层——岗位突破，聚焦邮件与即时沟通这一最日常的协同场景。按沟通对象与目的建立岗位邮件模板库，让一句话说清事，也让对方一眼看到该做什么。

【课程收益】

运用“目的—信息—动作”三段式写法，让每条消息结论在前、要求明确。

掌握语气改写方法，按对象与场景调整强硬度与礼貌度。

建立本岗位邮件模板库，覆盖催办、汇报、道歉、拒绝、确认五类高频场景。

学会用 AI 做长邮件压缩与要点提取，降低对方的阅读成本。

【课程对象】

行政、销售、项目、客服、人力等需要高频对外对内沟通的岗位人员

【课程时间】

3小时

【课程大纲】

一、沟通为什么总在反复拉扯

1.三类低效沟通

（1）没结论：看完不知道要干嘛

（2）没对象：一个语气对所有人

（3）没留痕：说完就找不回来

2.高效沟通的三段式结构

（1）目的：这封信要解决什么

（2）信息：对方需要知道什么

（3）动作：希望对方做什么、什么时候

讨论：你最近一次沟通反复，卡在哪一句上？

二、岗位邮件模板库：五类高频场景

1.催办与跟进

2.汇报与同步

3.道歉与补救

4.拒绝与协商

5.确认与留痕

演练：用模板库现场写一封催办邮件，并改写为三种语气版本。

三、语气改写与长消息压缩

1.语气四档：从委婉到坚决

2.长邮件压缩为三条要点

3.群消息的结构化处理

案例：同一件事的三种措辞对比——生硬、啰嗦、得体。