《AI+办公自动化：从重复事务中脱身》

《AI+办公自动化：从重复事务中脱身——周报月报、批量函件、表单汇总》

——AI办公提效系列 · 自动化进阶课

主讲：崔展坤老师

【课程背景】

每个部门都有几件“明知没价值却每周都得做”的事：周报月报复制粘贴、批量函件逐个改名字、表单收上来再手工汇总。做的人烦，管的人也知道是在浪费人力。

周报月报每月重做一遍，格式还经常不统一？

几十份函件，一个一个改抬头改落款？

几十张表单收上来，汇总要花一整天？

本课属于“AI办公提效”系列的第三层——部门成型，聚焦重复事务的流程化改造，用 AI 把这类工作做成可复用的自动化流程，让一个岗位每月省下的时间能干更值钱的事。

【课程收益】

识别本岗位可自动化的重复事务，判断哪些该做、哪些不值得做。

掌握周报月报、批量函件、表单汇总三类场景的自动化搭建方法。

现场做出 1–2 个可复用自动化流程，结课即可在部门推广。

学会制定流程维护与交接规范，避免“人一走流程就废”。

【课程对象】

部门负责人、行政运营、人力、财务、项目等承担周期性重复事务的岗位人员

【课程时间】

6 小时（1 天，单场实战营）

【课程大纲】

一、哪些活儿该交给流程

1.可自动化事务的三个特征

（1）高频：每周或每月必做

（2）规则明确：步骤能写清楚

（3）格式固定：输入输出稳定

2.不值得自动化的两种情况

（1）一年做不了两次

（2）每回规则都不一样

讨论：你手上的重复事务里，哪一件最该先自动化？

二、三类高频场景的自动化搭建

1.周报月报：从各处抓数到自动成稿

（1）数据源与模板的固定

（2）内容填充与格式统一

2.批量函件：一版模板生成多份

（1）变量字段的抽取与替换

（2）批量生成与逐份抽检

3.表单汇总：多份收集到一张总表

（1）表单结构的标准化设计

（2）汇总、去重与异常提示

演练：现场做出 1 个自动化流程（模板批量生成或表单自动汇总）。

三、让流程活下去：沉淀与推广

1.流程 SOP 的写法

2.提示词库与模板归档

3.岗位交接与转训要点

案例：某医药企业职能条线——现场产出可复用自动化流程，周报月报制作时间大幅缩短