《企业AI办公实战》

AI 装了一堆、课也听了，为什么一天下来还是加班到九点？

——职能岗与业务骨干的 AI 办公实战课（当天带走 5 条能用的工作流）

主讲：刘惠平老师

【课程背景】

这两年企业里 AI 的普及速度很快，账号开了、工具装了、培训也做了。但落到日常工作上，多数人是三种状态：收藏了一堆提示词，真要用的时候想不起来；问 AI 一个问题，答得挺长，能用的没几句；用了两次觉得麻烦，又回到原来的做法。

问题不在于工具不好，而在于没人教过使用顺序。多数培训讲的是 AI 能干什么，讲完一堆功能演示，学员听完很兴奋，回到工位不知道第一个动作该做什么。功能越多，越不知道从哪下手。

还有一个更实际的问题：不敢用。写出来的东西怕有错不敢交，发给客户怕语气不对，处理数据怕泄密。最后变成用 AI 做点无关紧要的事，真正耗时的活还是自己干。

本课程不讲大模型原理，也不做功能罗列。全程只围绕职能岗每天真实在做的五件事展开：写材料、做表格、开会沟通、做汇报 PPT、整理资料。每一件事都给出一条能当天用上的工作流，课堂上当场操作、当场出结果。

课程中的工作流与工具，均为讲师本人及其团队在企业驻场交付中实际使用并验证过的做法，不讲没用过的东西。

【课程收益】

● 掌握写材料的工作流，把一份常规的工作汇报、方案说明从两小时压缩到二十分钟以内，并给出质量自检的 3 个动作。

● 掌握数据处理的工作流，用 AI 完成表格清洗、多表合并、口径统一与图表生成，不再手工一行行改。

● 掌握会议与沟通的工作流，实现录音转纪要、纪要转待办、待办自动分派与跟进提醒。

● 掌握汇报材料的制作工作流，从数据到 PPT 初稿一次成型，并学会规避一眼看出是 AI 写的三个破绽。

● 明确本岗位哪些数据可以交给通用 AI、哪些绝对不能，建立个人使用的数据边界清单。

● 带走 5 条可直接复用的工作流卡片与配套提示词模板，第二天上班即可套用。

【课程对象】各部门职能岗员工（行政、人力、财务、市场、运营、销售支持）、业务部门骨干与内训师、新入职员工（建议 40 人以内，需自带笔记本电脑）

【课程时间】1天（6小时/天）

【课程大纲】

一、AI 到底能替我们做掉哪些活？

1.先把一天的工作拆开看

找东西：找文件、找数据、找上次怎么做的

写东西：汇报、方案、通知、邮件、会议纪要

改东西：格式整理、数据清洗、多表合并

传东西：开会、对齐、跟进、催办

2.哪些能交给 AI，哪些不能

能交：有规则、有模板、重复发生、错了可以重来

不能交：需要担责的判断、对外承诺、涉密数据

演练：列出本人岗位的 10 项日常工作，现场标出可交给 AI 的部分

二、写材料：从两小时到二十分钟，中间差在哪？

1.多数人用错的第一步

上来就让 AI 写一篇，结果通篇正确但没用

正确顺序：先给素材，再定结构，最后才生成

2.一条能直接套用的写作工作流

喂素材：把原始数据、历史版本、要求一股脑给进去

定结构：先让 AI 出提纲，人改提纲

生成：按确认后的提纲分段写，不要一次成篇

自检：事实核对、口径核对、语气核对

工具：写作工作流卡片与配套提示词模板

演练：现场完成一份本岗位真实材料的写作，计时对比前后耗时

三、做表格：清洗、合并、出图，AI 能帮到哪一步？

1.最耗时的三件事

脏数据：格式不统一、重复行、空值、单位混乱

多表合并：口径不一致，字段名对不上

出图：数据有了，图不知道怎么配

2.数据处理工作流

让 AI 写处理规则，由表格软件执行，不由 AI 直接编数字

关键原则：AI 出方法，不出结果，结果必须由公式生成

工具：表格处理提示词模板（清洗、合并、透视、图表四合一）

演练：现场处理一份带脏数据的真实表格，产出汇总结果

四、开会和沟通：纪要、待办、跟进，能不能不靠人盯？

1.会议的三个浪费

会前没材料，会上现想

会中无记录，会后靠回忆

会后无跟进，决议不了了之

2.全流程工作流

会前：用 AI 生成议程与预读材料

会中：录音转写，实时生成纪要

会后：纪要转待办，明确责任人、截止时间与验收标准

工具：会议纪要转待办提示词模板

案例：广州三好用同一套流程把部门周会决议的闭环率从靠人盯改为系统跟进

五、做汇报 PPT：怎么又快又不被一眼看穿？

1.AI 生成材料的三个破绽

破绽一：全是要点没有数字，看着对但不落地

破绽二：句式整齐得像模板，缺少本企业的具体信息

破绽三：没有观点，只有信息罗列

2.规避方法

每条结论后面必须挂一个本企业的真实数字

至少三处替换为本企业特有的名词、流程或客户名

首页先写结论，后面才写论证

工具：汇报材料自检清单（9 条）

演练：现场把一份 AI 初稿改成可以拿去汇报的版本

六、什么数据绝对不能往外发？

1.三条个人使用红线

客户名单、联系方式、合同金额，不进公共对话框

未公开的财务与经营数据，不进公共对话框

含个人信息的文件，先脱敏再使用

2.安全的替代做法

用企业自有部署的 AI 工具处理内部数据

必须脱敏的部分：人名、金额、联系方式、客户名

工具：个人 AI 使用数据边界清单

七、回到岗位，明天上班先改哪三件事？

1.选动作的三个标准

高频：一周至少发生三次

耗时：单次超过三十分钟

可容错：做错了能改，不会造成对外影响

2.21 天养成路径

第 1 周：只改一个动作，每天用

第 2 周：加第二个动作，记录耗时变化

第 3 周：把工作流写成卡片，交给同岗位同事

工具：个人 AI 应用 21 天行动计划卡

演练：每人现场写出本人明天要改的三个动作与验收标准，组内互评