《WorkBuddy 日常办公提效-让重复的事，只做一次》

《让重复的事，只做一次》

——WorkBuddy 日常办公提效实战

主讲：陈莎莎

【课程背景】

很多职场人不敢用AI工具出于很多担忧：

一是数据安全：把客户名单、工资表、合同金额粘进对话框，谁也不知道它是否被传去了云端，出了事算谁的？

二是结果准确性：AI有幻觉，它会一本正经地编人名、编金额、编一条根本不存在的制度条款，越是你不懂的领域，你越看不出来。

三是责任归属：AI 起草的邮件、AI 汇总的数字发出去，错了谁担责？

四是根本不知道它能干什么：大多数人只用过「聊天问一句」，没见过它读表格、跑流程、定时干活、翻你自己的资料。

这些顾虑不能靠一句「大胆试」解决，得靠三件具体的事：分清哪些活能交、哪些必须自己担；学会把话说清楚，让产出一次就可用；给它装上边界——只喂脱敏资料、涉密不进库、自动产出必须人工确认再发。

本课程用一整天，带着行政、运营、人事岗位的真实材料，从「AI 工具、智能体、提示词这三个词到底什么意思」讲起，一路练到文档、表格、邮件、知识库、定时自动化，最后收在一页汇报和三条红线上——重复的事只做一次，剩下的交给指令模板、知识库和定时任务。

学员带着自己本周的活儿来，带着能直接复用的指令模板、一个自己的知识库、一条跑得起来的自动化任务和一张「提效前后」对照表走。

【课程目标】

• 名词与边界：能用自己的话讲清「大模型、AI 工具、智能体、提示词」的区别，并说出自己岗位哪些活能交、哪些必须自己担。

• 提示词：把一句「帮我写个纪要」改写成含背景、材料、格式、受众的完整指令，一次成稿率达到可直接修改使用的水平。

• 会议纪要：把 2000 字会议记录（或录音转写文本）10 分钟内整理成「议题—结论—待办—责任人—截止时间」五栏纪要并导出 Word。

• 周报日报：把本周待办清单 + 3 条工作记录，5 分钟内生成「本周完成／下周计划／需协调支持」三段式周报。

• 批量表格：对 500 行以上明细表，一句话完成格式统一、字段拆分、缺失值标注，输出清洗后新表 + 修改清单。

• 双表核对：以工号或订单号为唯一键，比对两份名单，10 分钟内输出「仅 A 有／仅 B 有／两边不一致」三张差异清单。

• 数据出图：对销售或费用明细，直接产出 Top10 排名图 + 3 句话结论，不再手工拉透视表。

• 邮件与群消息：把 10 封待回邮件批量分类并逐封草拟回复；把 1500 字聊天记录变成 5 条待办 + 1 条可发通知。

• 日程安排：给 5 位同事的可用时间，自动生成候选时段、邀请话术与会上议程。

• 知识库：把自己的 3 份部门资料（制度／模板／FAQ）建成一个能随问随答的知识库，并当场问出 3 个带出处的答案。

• 自动化任务：把一件每周重复的工作写成一条自动化任务（触发条件／输入材料／产出／接收人），并当堂跑通一次。

• 汇报页：把 3000 字原始材料压缩成「1 个结论 + 3 条支撑 + 1 个请求」的一页汇报。

【课程收益】

• 讲清大模型、AI 工具、智能体、提示词四个概念的区别与适用边界，破除术语焦虑。

• 识别 AI 结果的四类错误（编数据、编条款、张冠李戴、答非所问），建立「先验证再使用」的检查习惯。

• 掌握提示词四要素（背景 + 材料 + 格式 + 受众），把一次成稿率提升到可用水平。

• 掌握会议纪要、周报、文档改写的模板化生成方法，单件任务耗时下降 60% 以上。

• 掌握表格批量清洗与双表核对流程，500 行数据处理从 2 小时压缩到 15 分钟内。

• 掌握邮件、群消息、日程的批量处理方法，把「翻聊天记录」的时间省下来。

• 建立部门知识库，把「翻共享盘、问老同事」变成 10 秒随问随答。

• 掌握自动化任务的搭建方法，把周期性重复工作（周报汇总、月度核对）交给定时任务。

• 制定岗位 AI 使用三条红线，明确金额、对外承诺、涉密信息的处理规则，降低合规与用工风险。

【课程对象】

行政、运营、人事、助理、内勤等职能岗位的一线职场人员；日常工作以文档、表格、沟通协调、资料查询为主；无需任何 AI 工具使用经验，对 AI 有顾虑者同样适用。

【课程时间】

1天（6小时/天）

【课时总览】

• 模块一 概念篇：AI 工具、智能体、提示词

• 模块二 文档篇：会议纪要、周报与文档改写

• 模块三 数据篇：批量清洗、双表核对与出图

• 模块四 协作篇：邮件、群消息与日程安排

• 模块五 知识库篇：把部门资料变成随问随答

• 模块六 自动化篇：让它每天／每周自己干

• 模块七 汇报与落地篇：一页汇报、三条红线与课程收尾

【课程大纲】

一、AI 工具、智能体、提示词到底是啥？不敢用的四个顾虑怎么破？

1. 三个词讲明白：大模型、AI 工具、智能体

三者关系一句话：大模型负责想，AI 工具负责答，智能体负责自己干完

演示：同一个目标「把这 500 行表清洗干净」，用聊天问一句 vs 用智能体跑一遍，结果当场对比

讨论：你以前问过 AI 什么？答案为什么不能用？

2. 提示词工程---如何高质量向AI提问

核心知识点：提示词四要素WARC

演示：三种问法现场对比：「帮我写个纪要」→「按模板写」→「按模板 + 给谁看 + 多少字 + 边界约束」

练习场景

3. 不敢用的四个顾虑

顾虑一 数据安全：文件会不会外传、会不会被用来训练？——讲清边界：什么能喂、什么绝不喂，公司账号与个人账号的区别

顾虑二 结果准确性：它编人名、编金额、编制度条款怎么办？——教四查法：查数字有没有出处、查人名是不是在场、查条款在不在原文、查结论是否超出材料

顾虑三 责任归属：AI 写的材料发出去错了算谁的？——原则：它可以出初稿，你不可以直接发；署名的人负责

顾虑四 岗位替代：它会不会把我替了？——它替的是「复制粘贴」，替不了「判断和担责」

演示：现场写一段制度解读

二、会议纪要和周报，如何节省两个小时？

1. 会议纪要：从「录音回放三小时」到「8 分钟出稿」

核心知识点：先给结构再要内容：议题／结论／待办／责任人／截止时间，五栏填空，别让它自由发挥

演示：一段 会议记录 → 五栏纪要 + 5 条待办，重点演示「被埋在闲聊里的待办」怎么被捞出来

练习：用《部门周会记录.txt》独立产出一份纪要

2. 周报与日报：从「每周五花 40 分钟憋字」到「5 分钟成稿」

核心知识点：拿已有材料喂它（待办清单 + 本周记录 + 上周计划），套「本周完成／下周计划／需协调支持」三段式

演示：《本周待办清单.xlsx》→ 一封能直接发的周报邮件（含主题行）

练习：用自己的一份真实工作记录生成周报

3. 文档优化：

核心知识点：改写三要素：指定受众 + 指定字数 + 指定语气，缺一个就得多改一轮

练习：改写公文汇报材料

三、几百行的表格，如何高效处理数据？

1. 批量清洗：

核心知识点：四要素指令：对哪张表 + 哪一列 + 按什么规则 + 输出成什么（新表 / 修改清单）

练习：完成同一张表的清洗

2. 双表核对：

核心知识点：先定唯一键（工号／订单号／手机号），再要三张清单：仅 A 有、仅 B 有、两边不一致

演示：花名册 vs 考勤表，找出不一致

练习：自己跑一遍差异，并写一句「差异说明」发给 HR（顺带练模块四的沟通表达）

3. 出图出结论：

核心知识点：先说要什么结论，再说用什么图：排名用条形图、趋势用折线图、占比用饼图

练习：用清洗后的销售数据产出一张图 「结论是否可行动」

四、群里的消息和待回的邮件，怎么才能不漏、不拖、不背锅？

1. 邮件：从「每封想 5 分钟措辞」到「10 秒一封初稿」

核心知识点：先批量分类（需回复／需转发／仅知会），再按类型定语气：催办要软、投诉要稳、确认要准

演示：《待处理邮件 10 封》分类 + 草拟，重点演示同一封催办邮件的两种语气差别

练习：挑 2 封自己真实待回邮件，生成初稿并当场发出

2. 群消息：1500 字聊天记录怎么变成一条能发的通知

核心知识点：从对话里只抽四件事：决定了什么、谁来做、什么时候前、要不要回执

演示：《项目群聊天记录.txt》→ 5 条待办 + 1 条群通知，演示「临时改期」如何被识别

练习：把自己的一段工作群记录（脱敏后）变成一条可发的通知

3. 日程与会议安排：5 个人的会，为什么要来回问三天？

核心知识点：给可用时间 → 要三件套：候选时段方案 + 邀请话术 + 会前议程

演示：《5 位同事可用时间.txt》→ 3 个候选时段 + 邀请话术 + 5 条议程

练习：给自己下周要开的会生成邀请话术与议程，并同步生成一份会后纪要模板（呼应模块二）

五、AI如何解答「我们公司差旅住多少钱」？——把部门资料变成随问随答的知识库

1. 通用 AI 答不了你的问题，是因为它没读过你的资料

核心知识点：大模型只知道公开世界的事，不知道你的制度、模板、历史纪要；不喂资料，它就只能猜——猜出来的就是编

演示：同一个问题「差旅住宿标准是多少」问两次：不挂知识库→ 挂上制度文件（给出原文条款 + 出处）

讨论：你们部门最常被新人问的 5 个问题是什么？（这些问题就是知识库的第一批内容）

2. 三步搭起一个能用的部门知识库

核心知识点：喂资料（制度／模板／FAQ／历史纪要）→ 设边界（谁可见、什么不能进）→ 会提问（问事实要出处，问流程要步骤）

边界：涉密文件、含个人信息的花名册、未公开财务数据不进库；指定维护责任人与季度更新频率

演示：把 3 份《公司制度资料包》导入，现场问《知识库提问清单》10 个问题，其中 2 个制度里没有的——演示它「老实说不知道」而不是编

练习：每人把自己的 3 份脱敏部门资料建成一个小知识库，问出 3 个带出处的答案（限时 15 分钟）

3. 知识库的日常用法：新人问答、制度查询、历史经验复用

核心知识点：问三类问题：事实类（要出处）、流程类（要步骤）、经验类（要历史纪要里的做法）

演示：「去年年会的场地是哪家、花了多少流程怎么走的」——从历史纪要里翻出答案

练习：用自己建的库查一条工作经验

六、每周都要干的活，能不能让它自己干？——把重复工作变成自动化任务

1. 什么活适合自动化：周期固定、输入稳定、产出有格式

核心知识点：三个判断条件：每周／每月都要做 + 材料来源固定 + 产出格式固定；反之（临时、要判断、要担责）不做自动化

讨论：盘点自己的活：哪些是每周必做、每次都一样、还特别烦的？（每人圈出 1 件）

2. 一条自动化任务的四个零件

核心知识点：触发条件（每周五 17:00／每月 1 日 9:00）＋ 输入材料（哪个文件／哪张表）＋ 处理规则（按什么标准）＋ 产出与去向（生成什么、发给谁）

演示：演示两条：① 每周五 17:00 自动汇总《本周待办清单》生成周报初稿；② 每月 1 日自动核对花名册与考勤表并推送差异清单

练习：把自己圈出的那件周活写成一条自动化任务（四要素写全），当堂配置并跑通一次

3. 自动化的防呆：跑错了怎么办

第一道：产出必须经人确认再发出，绝不设置「自动发送」

第二道：保留原始材料、生成结果、修改痕迹三件套，保存不少于 3 个月

第三道：前 4 周人工复核每一次产出，稳定后再降低复核频率

演示：故意把输入表改坏一行，看自动化任务如何报错、如何留痕，而不是悄悄产出错误结果

七、学完就能用：一页汇报、三条红线，和你的专属指令模板

1. 汇报：把一堆材料压成一页，让领导 30 秒看懂

核心知识点：结论先行 + 三点支撑 + 一个请求，一页纸封顶

演示：《原始汇报材料.docx》→ 一页汇报（1 个结论 + 3 条支撑 + 1 个请求）

练习：用自己的一份材料生成一页汇报，限时 10 分钟

2. 把今天练的固化成你自己的三件套

核心知识点：2 条常用指令模板 + 1 个岗位知识库 + 1 条自动化任务 = 课后第一天就能跑起来的最小闭环

练习：当堂检查三件套是否齐全，缺哪项现场补齐（讲师逐个确认）

3. 三条红线与课程收尾

金额、税务口径、合同数字：它可以帮你核格式与勾稽关系，最终数字必须人工确认

对外的承诺与回复：初稿可以出，发出前必须自己通读并署名负责

涉密信息与个人信息：客户名单、员工身份证号、薪酬数据等，脱敏后再用；拿不准就不喂

演示：现场教学如何脱敏

演练：发放模板包（纪要／周报／一页汇报 + 常用指令清单 + 红线卡），布置课后作业

【课后作业】（14 天内完成，任选 4 项提交，必须含 1 项知识库或自动化）

• 作业一：用一次真实会议（录音或速记），产出 1 份纪要并实际发给参会人。

• 作业二：清洗 1 张自己手上的明细表（≥200 行），附修改清单。

• 作业三：做 1 次双表核对（如花名册 vs 考勤、台账 vs 系统导出），输出差异清单。

• 作业四：用真实邮件或群消息，生成 1 份回复／通知并实际发出。

• 作业五：把自己的 3 份部门资料建成知识库，提交「问了哪 5 个问题 + 答案 + 出处」截图。

• 作业六：把自己一件每周重复的活做成自动化任务，提交运行记录与一次人工确认痕迹。

• 作业七：用真实材料生成 1 份周报 + 1 页汇报。

• 提交要求：每项提交「原始材料 + AI 产出 + 自己的修改痕迹 + 本次耗时（分钟）」，缺修改痕迹视为未完成。

• 另附：写下自己岗位的三条红线（哪些活不交给 AI），1 页以内。