《文件管理与控制》

《文件管理与控制》课纲

【课程背景】

企业的文件是企业经营管理的最原始与最珍贵的记载，是公司的重要智力资产，也是公司一项重要的知识产权。有效的文件管理，能够全面的记录企业的发展历程，沉淀公司的经营管理经验与技术积累。从内容上，文件可以是管理制度文本、会议记录、产品手册、技术资料、研发成果、商务合同、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、培训课件、视频资料等。文件分为纸质文件与电子文件，随着互联网时代发展与大数据技术的应用，电子文件越来越多进入企业文件管理的工作中。如何正确的开展文件管理与管控工作，是现代企业管理中的一个重要基础工作，是办公室管理类别员工必须掌握的一项工作技能。我们常常发现，在具体的企业工作中，经常存在文件管理的不足与漏洞，比如：文件体系化管理不够、文件发文格式不统一、文件编码错乱、文件存放不规范、文件修订太随意、文件真实性不严谨、文件安全存在隐患、文件调阅管控不严格等等问题。通过专业的文件管控课程的学习，可以有效的提升公司的文件管理规范，保障公司智力资产，帮助公司经营管理的规范化运行。

【课程收获】

学员通用专门的学习，将取得如下的学习效果

使文件制作规范化/标准化

提高文件传递的时效性

达成文件整理的科学性

保证文件保管的实用性

提高工作人员行事效率

促进管理全面合理化与规范化

【课程方式】 专业知识讲授、分组研讨、学员互动答疑、资料参考学习等

【课程时间】 2小时2节课

【课程讲师】 陈朝华

【课纲介绍】

文件的定义与作用

文件的类型

一级文件（手册）

二级文件（程序文件）

三级文件（作业指引）

四级文件（记录表单）

内部文件

外部文件

文件的编写

文件类型

文件编号

正文构成要素

格式字体

审批及受控

文件的编码

文件类型代码

制定部门代码

文件编码原则（一、二、三阶文件编码）

文件编码原则（四阶文件编码）

文件编码原则（外来文件编码）

文件的控制

什么是受控文件

文件控制流程图

受控文件的审批权限

受控文件编号及版本

受控文件的发放规则

受控文件的修订原则

受控文件的管理方法

受控文件的调阅管理

受控文件的评审要求

外来文件的受控管理

ISO认证对体系文件的要求

ISO9001：2008对文件管理的要求

ISO9001：2015对文件管理的要求

ISO14001对文件管理要求的变化

OHSAS18001对文件的要求

文件使用中的不良现象规避

未经审批就使用

文件未受控就使用

文件不及时更新

文件未传达到位

文件被误用

作废文件被使用

一份文件多个名字

文件的存档与保管

纸质文件的管理要求

电子文件的科学管理

分类管理

索引编目

文件查阅

妥善保管

保持期限与作废