《AI赋能公文写作与办公提效》

AI赋能公文写作与办公提效

AI全场景赋能企事业单位高效办公

主讲：江娅

【课程背景】

2025年，DeepSeek引爆全民AI应用热潮，AI正以前所未有的速度渗透到企事业单位办公的每一个环节。从公文起草到工作汇报，从数据分析到宣传素材制作，AI工具已从"尝鲜玩具"演变为"生产力刚需"。然而，大量行政人员和管理者仍停留在"知道AI好用，但不清楚怎么用得好"的阶段。

● 痛点一：公文写作耗时长，反复修改仍难达标，格式规范记不住、套不准

● 痛点二：工作汇报缺乏亮点，标题平铺直叙，PPT内容堆砌、逻辑不清

● 痛点三：Excel函数记不住、写不对，数据分析全靠手动，效率低且容易出错

● 痛点四：宣传素材外包成本高、周期长，内部制作缺乏创意工具和专业技能

本课程聚焦"公文写作—工作汇报—数据分析—宣传素材"四大能力模块，帮助学员在1天内完成从"事务型工作"到"策略型决策"的全链路实操，实现"工具筑基→写作提效→排版增效→汇报设计→数据分析→创意宣传"的能力跃迁。

【课程收益】

● 掌握秘塔AI搜索、DeepSeek、豆包等主流AI工具的核心功能与适用场景，建立AI工具链选型能力

● 运用"三步定大纲法"+"分部扩写+九种追问"完成公文全流程AI辅助写作，写作效率提升50%以上

● 掌握WPS+讯飞文书+AI生成HTML三种公文排版方式，实现从内容到格式的完整交付

● 运用四种起标题方法+梳理大纲三步法+豆包AIPPT，独立完成高质量工作汇报PPT设计与制作

● 掌握豆包辅助Excel函数公式撰写与数据分析仪表盘生成，让非专业人员也能高效处理数据

● 运用豆包AI写歌+即梦AI绘图，快速生成活动主题曲和宣传海报等创意素材

【课程大纲】

模块一：开场导入——AI写作时代已来

设计意图：激发学习兴趣，建立认知共识。用行业热点切入，让学员快速意识到AI不再是"选答题"而是"必答题"，同时明确全天的学习路线图和预期收获。

1.1 AI写作时代已来

● DeepSeek引爆全民AI应用热潮：从技术圈到大众圈的破圈历程

● AI在公文写作中的应用场景概览：起草、修改、润色、排版、审核全链条

● 互动提问："你平时用AI做的最多的事是什么？"——了解学员当前AI使用基线

安全红线：国产AI大模型的风险和边界

1.2 课程全景介绍

● 三大模块路线图：工具筑基 → 写作提效 → 排版增效

● 下午延伸路线图：AIPPT汇报 → 数据分析 → AI宣传

● 学习目标：从"事务型工作"到"策略型决策"的能力跃迁

模块二：工具筑基篇——信息的精准抓取

设计意图：公文写作的第一步不是"写"，而是"找"。本模块帮助学员掌握AI信息检索工具，提升素材搜集效率，为后续写作奠定信息基础。

2.1 秘塔AI搜索的核心应用

● 秘塔AI的功能定位：无广告、直达结果、知识体系化的AI搜索引擎

● 实操演示：无广告直达结果、知识体系导图生成

● 现场演练：用秘塔AI搜索指定主题并生成导图

● 秘塔AI的三大核心能力：深挖大纲精髓、补齐视角盲区、系统性知识梳理

● 提示词范例：「请帮我搜索关于"XX政策"的最新解读，并生成知识体系导图」

2.2 通用AI大模型基础操作

● DeepSeek、豆包等主流工具的功能定位对比

● 联网搜索功能的正确使用方式：何时开启、何时关闭

● 实操演示：豆包的录音纪要、AI写真、AI绘画等辅助功能

模块三：写作提效篇——内容的智能梳理 ★核心

设计意图：这是上午课程的核心模块。掌握AI辅助公文全流程写作的核心方法，从"直接问答案"到"先建框架再填充"，实现写作质量和效率的双重提升。

3.1 DeepSeek深度思考模式的高效运用

● DeepSeek R1与V3的核心区别：普通员工 vs 超级员工

● 深度思考模式的适用场景判断（练习：判断哪些情况适合开启R1）

⚠ R1幻觉率远高于V3（14.3% vs 3.9%），需合理搭配使用，事实性内容优先用V3

● 公文写作黄金流程：R1发散 → V3收敛 → 手动微调

3.2 三步定大纲法 ★重点

● 核心理念转变：从"直接问答案"到"让AI先产出任务指令词"

● 三步定大纲提问法：

● · 第一步：询问模板，得到框架——"请提供一个标准的XX公文模板"

● · 第二步：询问要求，明确规则——"撰写XX时有哪些要求？"

● · 第三步：提供信息，撰写大纲——细化到二级标题

● MECE原则优化：相互独立、完全穷尽的逻辑检查

● 提示词范例：「请提供一个标准的工作总结报告模板，包含各部分写作要求和注意事项」

实操练习：三步定大纲法现场演练

● 基于给定项目概况，用三步法完成一份通知/报告的大纲搭建

3.3 分部扩写与范文学习

● 分批生成策略：确定大纲 → 分部生成 → 反馈优化

● 九种追问技巧：明需求、补背景、补漏洞、分步骤、做对比、举案例、换表达、定边界、引深思

● 示例学习法：不提需求，直接给范文让AI学习风格

● · 单篇范文：让AI总结写作结构，套用到新主题

● · 多篇融合：跨篇提炼共性特征，取各家精华

● · 直接仿写：按指定风格快速生成

实操练习：分部扩写 + 追问优化

● 基于上一环节的大纲进行分部扩写，运用九种追问技巧优化内容

3.4 AI公文写作专用工具介绍

● 讯飞文书：润色、扩写、缩写、审稿核稿、格式套用

● 橙篇：辅助长文档撰写，"去AI味儿"技巧

模块四：排版增效篇——AI辅助公文排版与美化

设计意图：内容写完了，格式不过关等于白写。本模块帮助学员掌握多种公文排版方式，实现从内容到形式的完整交付，打通"最后一公里"。

4.1 WPS排版技巧与AI结合

● WPS公文排版核心规范速览：标题、正文、落款、页码等格式标准

● AI辅助WPS排版提效技巧：

● · 用AI生成格式规范清单，对照逐项检查

● · AI辅助识别文档格式问题并给出修改建议

● · 样式模板的批量应用与统一调整

● 实操演示：一份标准公文从初稿到符合格式规范的快速排版流程

4.2 讯飞文书一键排版

● 讯飞文书格式套用功能的操作演示

● 一键套用标准公文模板：红头文件、函、通知等

● 格式自动校验与修正功能

● 实操演示：讯飞文书与DeepSeek搭配使用的全流程

4.3 AI辅助HTML代码生成排版

● HTML代码在公文排版中的应用场景：通知公告、内部简报、电子文档美化等

● 实操演示：用DeepSeek生成符合公文格式规范的HTML代码

● 操作要点：将已完成的公文内容，让AI一键生成排版好的HTML页面

● 包含标题层级、正文段落、落款日期等完整要素

实操练习：生成HTML排版公文

● 学员现场实操：生成一份可直接展示的HTML排版公文

「公文写作的终极目标，不是写得快，而是写得对、写得好——AI是加速器，你才是方向盘」

模块五：AIPPT汇报篇——AI辅助工作汇报梳理和PPT设计 ★核心

设计意图：工作汇报是职场最高频的"被看见"场景。本模块帮助学员掌握从标题设计到大纲梳理再到PPT内容生成的全流程AI辅助方法，让汇报既有逻辑又有吸引力。

5.1 豆包辅助撰写有吸引力的汇报标题

● 为什么标题决定汇报成败：3秒定生死的注意力争夺战

● 四种起标题方法：

● · 数字法：用具体数字制造确定感（如"三步实现XX效率提升200%"）

● · 对比法：用前后反差制造冲击力（如"从手工统计到一键生成"）

● · 疑问法：用提问引发好奇（如"为什么我们的流程总卡在最后一环？"）

● · 价值法：直接亮明收益（如"降低成本30%的三个关键动作"）

● 提示词范例：「请根据以下汇报内容，用数字法、对比法、疑问法、价值法各生成3个标题供我选择」

5.2 AI辅助梳理汇报大纲 ★重点

● 梳理大纲三步法：

● · 第一步：明确汇报目的——是汇报进度、申请资源还是展示成果？

● · 第二步：梳理核心信息——列出必须传达的关键数据和事实

● · 第三步：搭建逻辑框架——按时间线/问题-方案/金字塔等结构组织

实操练习：根据要求生成文章大纲

● 给定一个工作汇报场景（如季度总结/项目复盘），用三步法生成汇报大纲

5.3 豆包辅助PPT内容撰写

● 单页逐字稿产出：将一个页面核心观点用AI扩写为完整演讲逐字稿

● 多页逐字稿产出：基于大纲批量生成各页逐字稿，保持风格统一

● 提示词范例：「请将以下PPT大纲的每一页扩写为100-150字的演讲逐字稿，语气专业但不生硬」

实操练习：AIPPT智能生成汇报PPT

● 运用豆包+AIPPT工具，将上午生成的汇报大纲转化为完整的汇报PPT

模块六：数据分析篇——AI智能数据处理和分析

设计意图：Excel是职场人最常用但最头疼的工具。本模块帮助学员掌握用AI辅助函数公式撰写和数据分析，让非数据专业人员也能高效处理数据、生成洞察。

6.1 豆包辅助Excel函数公式撰写

● 三大要素的函数公式撰写法：

● · 要素一：明确数据范围——告诉AI你的数据在哪些单元格

● · 要素二：明确计算逻辑——用自然语言描述你要算什么

● · 要素三：明确输出格式——指定结果呈现方式

● 提示词范例：「我有一张销售数据表，A列是日期B列是销售额，请帮我写一个公式计算每月环比增长率」

● 豆包辅助的识图公式撰写法：截图发给豆包，AI识别表格结构并生成公式

6.2 豆包辅助数据分析与洞察

● 基础数据清洗：用AI辅助处理缺失值、重复项、格式不统一等问题

● 数据描述性分析仪表盘生成：让AI根据数据特征自动生成分析维度和可视化建议

● 提示词范例：「请根据以下销售数据分析：1）整体趋势 2）异常点 3）改进建议，并生成一个仪表盘布局建议」

实操练习：AI辅助公式撰写+数据分析

● 给定一份Excel数据表，用豆包完成函数公式撰写和数据描述性分析

模块七：AI宣传篇——用AI提效宣传素材制作

设计意图：宣传素材制作长期依赖外包或专业设计人员，成本高、周期长。本模块帮助学员掌握AI写歌和AI绘图两大创意能力，拓展宣传工作的创意边界和效率。

7.1 AI写歌——豆包创作活动主题曲

● AI音乐生成的应用场景：活动主题曲、企业宣传歌、年会背景音乐等

● 豆包作曲两步法：

● · 第一步：确定主题与风格——告诉豆包歌曲主题、情绪基调和音乐风格

● · 第二步：生成歌词与旋律——豆包根据主题生成歌词并配以旋律

● 提示词范例：「请为我们的年度客户答谢会创作一首主题曲，主题是"感恩同行"，风格温暖大气」

实操练习：结合行业特色生成主题曲

● 根据学员所在行业/企业特色，用豆包创作一首活动主题曲

7.2 AI绘图——即梦高效生图和素材 ★重点

● AI生图三要素：

● · 要素一：主体描述——画面的核心对象是什么

● · 要素二：风格定义——写实/插画/国潮/扁平化等视觉风格

● · 要素三：构图与参数——画面比例、色调、光影等细节

● 提示词范例：「请生成一张企业年会宣传海报，主体是公司LOGO+握手图案，风格国潮插画风，红金配色，16:9比例」

● AI生成海报：结合文字排版与AI生图，快速产出宣传海报

实操练习：结合具体图片要求生成图片/海报

● 根据学员提供的宣传需求，用即梦AI生成一张可用的宣传图片或海报

课程总结与行动承诺

ORID结构化复盘（10分钟）

● O（客观）：今天学到了哪些工具和方法？请列举3个最让你印象深刻的

● R（感受）：哪个环节让你最有成就感？哪个环节觉得最难？

● I（思考）：这些工具和方法如何应用到你的实际工作中？哪些可以立即落地？

● D（决定）：未来一周，你承诺用AI完成哪一项具体工作？

「AI不会取代会用AI的人，但会取代不会用AI的人——今天的结束，是你AI实战的开始」