《公文写作的AI辅助应用方法与技巧》

《公文写作的AI辅助应用方法与技巧》

主讲：袁格非

【课程背景】

在当前高效、规范的企业运作环境中，公文作为内部沟通、政策传达与外部联络的核心载体，其写作质量直接关系到信息传递的效率、企业形象的树立与决策执行的效果。然而，在实际工作中，公文写作普遍面临格式不规范、语言不简洁、重点不突出、AI辅助工具不会用等痛点。尤其是AI辅助工具的合理运用，对公文写作的效率提升具有实质作用和想象空间，学习运用十分必要。

本课程立足于企业真实公文写作场景，结合AI辅助工具的使用技巧，系统梳理了使用AI辅助工具写作公文的基础要求、交互方法与技巧、注意细节，总结提炼出的AI辅助公文写作“四步法”，能够帮助学员在掌握基本规范的基础上，实现“写得好、写得快”的目标，全方位提升专业素养与工作效率，赋能组织沟通提效与数字化转型。

【课程收益】

规范写作标准：系统掌握公文的法定格式、规范用语与逻辑结构，确保行文严谨、专业

提升表达效能：运用精练技巧突破“事由归纳、意见表述”等难点，使公文重点突出、指令清晰

掌握智能工具：学会运用AI辅助起草、润色与检查，优化写作流程，显著提升工作效率

提升实战应用能力：通过真实场景的案例分析与实操练习，确保所学方法立即可用于实际工作

【课程对象】

企事业单位从事文秘、文书、行政、综合管理等相关工作的人员，以及其他需要频繁撰写或审核公文的员工

【课程时间】

0.5-1天（6小时/天）

【授课方式】

理论讲解、实操练习

【课程大纲】

备注：案例和实操练习均可根据企业客户实际需求和工作场景进行定制

一、公文格式规范和写作技巧

公文语言特点与用语规范

公文语言的四大核心特点：准确性、规范性、简洁性、庄重性

常用规范用语分类解析：起始用语、称谓用语、引述用语、经办用语、过渡用语、结尾用语

不同类别公文的写作要点与逻辑结构

上行文的写作核心：事由清晰、诉求明确、语气得体

下行文的写作核心：政策依据、事项具体、要求可行

平行文的写作核心：措辞礼貌、商洽为主、目的明确

通用逻辑结构解析：“依据-事由-结论”三段论及其变体应用

公文开头、正文、结尾的常用表达方式

开头的五种常用写法：根据式、目的式、原因式、引文式、概述式

正文的层次展开方法：时序式、因果式、总分式、问题导向式

结尾的四种常用方式：要求式、总结式、号召式、惯用式（如“特此通知”）

常见写作难点与案例分析

“事由归纳”难点：如何从繁杂信息中提炼精准、醒目的标题与事由

“意见表述”难点：如何清晰、稳妥地提出建议、安排或处理意见

案例分析：政策衔接、尺度把握、复杂情况陈述等实例剖析

公文内容精简与表达优化

公文精简的原则与方法

核心原则：目的导向、删繁就简、直击要害

“删”字诀：删除冗余信息、重复表述、空话套话

“并”字诀：合并同类项，整合相近内容和条款

“换”字诀：将长句、复杂句转换为简洁明了的短句

长句化简、冗余内容删减的技巧

长句拆分技巧：提取主干、剥离修饰、分句表述

冗余成分识别与删除：消除不必要的介词结构、过于细致的背景描述、过度修饰的形容词/副词

案例分析：分析对比修改前后文本，体会精简效果

层次清晰、重点突出的段落组织方式

段落主题句先行：每段首句明确核心意思

逻辑连接词的有效运用：利用序列词、转折词、因果词等增强条理

视觉化辅助：合理使用序号、项目符号、分层标题提升阅读体验

重点信息前置与强化：将核心要求、关键结论置于醒目位置

案例分析：“臃肿”段落的“减肥”手术：选取一个包含多层嵌套、修饰繁复的长段落，带领学员逐步应用“删、并、换”技巧，将其改写为意思不变但清晰易读的2-3个短句或短段落

AI辅助公文写作“四步法”

AI辅助写作基础

明确人机分工，不做“甩手掌柜”

常用AI写作工具

给AI工具划定边界：精准指令（角色、背景、任务、结构、要求）

现场操作演示：利用AI起草初稿、润色表达和检查格式

实操演示：以常用的“通知”为例，演示四步法。

AI辅助公文写作第一步：精准备料

精准投料——AI不是万能，有备才能有效

提炼要求——用AI能听懂的语言提要求

转化指令——说清楚你想要的是什么

AI辅助公文写作第二步：先做大纲

AI生成文章大纲——指令决定结果

人工审核大纲结构——符合规范、逻辑严谨

AI辅助公文写作第三步：起草初稿

补充素材写初稿——补充个性化素材，避免AI陷阱

交互调整——分条提出修改意见，反复成稿

AI辅助公文写作第四步：人工修改

调整格式——去除AI格式

调整语言——去除AI语言

补正谬误——防止AI胡说八道

人机校正——AI不能发现所有的错别字词

AI辅助公文写作——工作报告

实操演示：客户单位提供工作报告任务（素材尽量齐备），让讲师和学员共同操作，练习撰写包含“角色、背景、任务、结构、要求”等要素的精准指令，并按步骤展开人机交互，练习从素材准备、构思要点、下达指令、获取AI初稿，到人工修改、最终定稿的完整流程，体验效率提升点与关键控制点。

精准备料

汇总素材——各模块、各单位、各条线

提炼要求——格式要求、单位偏好

搭建结构

工作报告的两大常见结构

AI大纲——告诉AI你的结构要求

调整结构——符合规范、逻辑严谨

起草初稿

补充素材——提供素材，AI不跑偏

交互调整——两次调整，快速成稿

人工修改

调整格式——去除AI格式

调整语言——去除AI语言

补正谬误——防止AI胡说八道

人机校正——AI不能发现所有的错别字词

AI辅助公文写作——风险分析报告

实操演示：客户单位提供风险分析人物及相应素材，让讲师和学员共同操作，结合会议具体特点，撰写精准指令，并按步骤展开人机交互。

注意事项

AI缺陷——局限于“信息搬运工”

深度分析要谨慎——创新来自信息广度

保密要求——敏感信息是否能上网

“四步法”成稿

精准备料

搭建结构

起草初稿

人工修改

AI辅助公文写作——会议纪要

实操演示：客户单位提供会议记录或现场录音教学过程作为素材，让讲师和学员共同操作，结合会议具体特点，撰写精准指令，并按步骤展开人机交互。

会议纪要的个性化特点

专题纪要与多议题纪要——要让AI知道结构要求

纪要语言——让AI掌握格式化语言要求

保密要求——敏感信息是否能上网

“四步法”的灵活运用

精准备料——录音/文字转译

讲明结构——提供抽象结构供AI仿照

起草初稿——尝试人机共创

人工修改——你比AI更靠谱

AI辅助公文写作——业务数据解读与可视化

实操演示：客户单位提供业务数据解读任务（忽略数据完备性与逻辑关系），让讲师和学员共同操作，练习撰写精准指令，并按步骤展开人机交互，练习从素材准备、构思要点、下达指令、获取AI初稿，到人工修改、最终定稿的完整流程，体验效率提升点与关键控制点。

业务数据解读

提炼解读要求——给AI指明方向

明确呈现结构——给AI画圈圈

降低期望值——AI可视化的惨不忍睹（可以辅助可视化基础）

“四步法”的灵活运用

精准备料——数据完备性及成熟的数据间关系

讲明结构——让AI理解你的解读目标和结构要求

起草初稿——尝试人机共创

复杂可视化——你比AI更靠谱

AI辅助公文写作——日常文案、流程材料

实操演示：客户单位提供日常文案任务，让学员操作、老师指导，快速练习撰写指令、人机交互、最终定稿的完整流程，体验“四步法”的简化运用。

清晰AI定位

杂乱素材的逻辑化整理

模糊语言的准确表达

复杂流程的流畅设计

“四步法”的灵活运用

精准备料——有目的地修改/无中生有

讲明结构——让AI明确结构要求

起草初稿——单次成稿依赖于准确指令

人工修改——把好最后一道关