《工程项目全场景沟通与协同实战工作坊》

工程项目全场景沟通与协同实战工作坊

主讲：秦炜琳

【课程背景】

在基建工程项目管理实践中，沟通并非简单的信息传递，而是贯穿项目全生命周期的关键控制手段。从规划设计、工程实施到成本控制与风险管理，各环节均依赖高质量的沟通实现协同与决策。然而，在实际运作中，基建工程中心常面临多重沟通挑战：跨部门之间目标不一致、信息传递断层、责任边界模糊，导致协同效率低下；向上汇报缺乏结构与重点，难以有效支撑管理决策；对外与施工单位、供应商沟通时，易陷入立场对抗或被动让步，增加项目风险。

尤其在涉及规划技术部、工程管理部、成本造价部与项目管理部的多角色协同中，不同专业视角带来的认知差异，使沟通复杂度显著提升。一旦沟通机制不清晰，将直接影响进度控制、成本控制与质量管理，甚至放大项目延期与成本超支的风险。

因此，课程以基建工程典型场景为基础，围绕“跨部门协同、向上汇报、对外沟通及复杂问题推进”四大核心场景，通过沙盘模拟与行动学习相结合的方式，还原真实沟通情境，帮助学员在体验中识别问题，在实战中构建方法，在演练中形成能力，从而提升工程项目中的沟通效率与协同质量，推动项目目标的有效达成。

【课程收益】

1. 提升跨部门协同能力：理解不同职能视角差异，掌握协同沟通方法，减少信息断层与内耗，提高项目推进效率；

2. 强化向上汇报能力：掌握结构化汇报逻辑，从“过程描述”转向“决策支持”，提升汇报质量与管理认可度；

3. 增强对外沟通与博弈能力：在沟通中，兼顾关系与结果，实现理性表达与有效博弈；

4. 掌握复杂问题推进方法：通过行动学习实战，提升在多方利益冲突下的沟通设计与问题解决能力，形成可落地行动方案，推动培训成果转化。

2512695358140460375334010【“七巧板”（唐图智慧）沙盘情境】

“七巧板”沙盘，又名“唐图智慧”，源自中国有着千年历史的古典益智游戏。它不仅是一项考验个人智慧的拼图活动，更被巧妙地设计成一个极具冲击力的团队协作模拟沙盘，旨在深度揭示组织内部跨部门协作的核心挑战与成功要素。

本沙盘模拟的形式为：所有学员被分为七个小组，模拟一个组织中的不同部门。每个小组会获得五块不同颜色的七巧板及一份专属任务书。整个活动的核心任务是在规定时间内，通过拼出任务书上的指定图案来获取积分。任务分为多个层级，包括各小组独立的得分任务，以及需要多个小组协同合作才能完成的高分挑战任务。

然而，沙盘的规则设计精妙地制造了资源稀缺与目标冲突的情境：各组拥有的图板资源有限，且任务目标不尽相同。若缺乏有效的沟通与全局观，团队会不自觉地陷入内部竞争与混乱，从而难以实现整体目标的最大化。

沙盘作为一个生动的隐喻，让参与者亲身体验在复杂组织中进行协作时常见的信息壁垒、资源争夺、本位主义等问题。通过复盘，引导学员深刻反思：如何打破部门墙，建立高效沟通机制？如何超越小团队利益，建立共同的团队愿景？如何实现资源的优化配置与共享？最终，它强有力地证明了，卓越的绩效并非源于单个部门的孤军奋战，而是依赖于透明的信息流、主动的协作精神以及为了共同目标的战略协同。

【课程对象】

项目经理、项目管理者、企业高潜人才

【课程时长】

2天（6小时/天）

【课程方式】

理论讲解+案例剖析+沙盘模拟+行动学习+角色扮演对抗

【课程大纲】

DAY 1 跨部门协同与向上沟通

第一单元：引论

人人都是项目管理者

项目管理的五大过程、十大知识领域

第二单元：工程项目跨部门沟通的核心障碍与破解之道

1. 工程项目中的沟通本质

（1）四部门协同的本质差异

（2）跨部门沟通的核心挑战：信息视角不同、利益关注点不同、沟通语言不一致

（3）打破“部门墙”的系统方法论：机制、文化、工具

2. 基于项目全生命周期场景不同阶段的跨部门沟通策略

（1）规划阶段：规划技术部与工程管理部、成本造价部的设计评审沟通

（2）招采阶段：成本造价部与项目管理部的标书评审沟通

（3）施工阶段：工程管理部与项目管理部的进度/质量/安全联动沟通

（4）验收阶段：四大部门联合竣工验收沟通

3. 结构化表达与高效沟通工具

（1）SCQA模型：情境—冲突—问题—答案

（2）结论先行、上下对应、分类清楚、逻辑排序

结论-证据-影响-行动四段式结构

【分组讨论：因设计方案与施工标准未提前对齐，导致返工、工期延误、成本超支等，问题出在哪里？各部门应如何改进沟通机制？】

第三单元：跨部门协作沙盘模拟——七巧板

1. 沙盘导入与团队组建

（1）沙盘背景介绍：模拟基建工程中心四大部门（40人分成7个小组），在限定时间内共同完成一系列复杂任务

（2）团队组建与角色分工：明确每个角色的职责与任务分工、建立团队公约

（3）沙盘规则讲解：资源分配机制说明、沟通与协作规则

2. 沙盘模拟推演

（1）第一阶段：任务启动，各小组领取任务书，理解任务要求，初步制定执行方案

（2）第二阶段：协作推进，识别跨组依赖关系，各小组根据任务书开始执行

（3）第三阶段：模拟60分钟协作进程，体验从混乱、冲突到可能出现的协同与共赢

3. 沙盘复盘与总结

（1）总结成绩公布排名：统计并公布各小组得分及团队总分

（2）沙盘推演结果分析：深度复盘跨部门协作中的信息孤岛、资源壁垒与本位主义

4. 七巧板沙盘映射基建工程中心实际工作场景

（1）目标设定与达成：四个部门的目标是否一致？如何对齐？

（2）有效沟通策略：信息传递是否及时准确？如何优化？

（3）资源配置与共享：如何打破资源壁垒，实现最优配置？

第四单元：向上汇报——让领导快速做出正确决策

1. 向上汇报的核心误区：只讲过程不讲结论，缺乏结构与重点，没有决策建议

2. 不同类型工程汇报的结构模板

（1）项目阶段汇报模板（进度、里程碑、风险、资源）

（2）问题汇报模板（现象—影响—原因—建议—决策需求）

（3）资源申请汇报模板（需求—必要性—预期收益—风险评估）

3. 工程行业真实案例演练-四大部门之间的协作沟通

（1）场景一：工程管理部发现施工问题，需要变更设计—如何高效传递信息？

（2）场景二：成本造价部发现成本超预算风险，如何沟通调整方案高层决策？

（3）场景三：项目管理部统筹四大部门进度——如何召开高效的跨部门协调会？

DAY 2 复杂情境沟通与实战驱动

第五单元：复杂项目环境下沟通逻辑

1. 复杂项目中的沟通三层次

（1）信息沟通层：事实与数据的准确传递

（2）利益沟通层：各方利益的识别与平衡

（3）情绪沟通层：信任建立与关系维护

2. 基于“合作伙伴”机制的工程项目协作沟通框架

（1）利益分配机制、沟通机制、信任机制、协作机制

（2）利益相关方协同的四个关键：共同目标、透明沟通、风险共担、利益共享

第六单元：工程项目沟通行动学习工作坊

1. 行动学习启动与课题选定

（1）每组提交一个真实工作中的沟通难题（如：某跨部门协调障碍、对外谈判僵局）

（2）投票选出2-3个最具代表性的课题作为研讨主题

2. 问题澄清

（1）案主陈述与课题背景介绍：案主使用STAR法则阐述问题背景、现状、已尝试的解决方案、遇到的阻碍

（2）催化式提问与问题澄清：梳理问题关键要素-时间线、涉及干系人、核心矛盾点

（3）问题定义共识：使用“5W1H”法将模糊问题转化为清晰可解决的问题陈述

3. 利益相关方分析

（1）干系人识别与影响力评估：使用权力/利益矩阵进行所有利益相关方四象限分类，识别每个干系人的核心诉求、利益点、影响力、参与度

（2）干系人态度与影响力分析：确定关键决策者与关键影响者

4. 沟通路径设计

（1）组合式沟通策略设计：确定目标，策略制定，目标分解

（2）分阶段沟通行动计划：与谁沟通？沟通什么？用什么方式？什么时候沟通？预期达到什么效果？

5. 推进策略设计

（1）风险预判沟通障碍突破：如何应对抵制与反对？如何争取关键决策者的支持？如何建立跨部门信任关系？

（2）明确需要的资源支持，设定里程碑与检查点

第七单元：对外沟通与商务博弈

1. 商务谈判的双赢思维与博弈策略

（1）谈判的本质：争取更多，但非零和博弈

（2）信息收集与分析：了解对方的目标、底线和限制

（3）谈判准备五要素：确定角色、制定计划、准备资料、制定原则、选择地点

2. 立场-利益-方案三层模型（1）立场（Position）：表层表达，容易引发对抗

（2）利益（Interest）：多个维度（显性+隐性）挖利益

（3）方案（Option）：“共同创造”，多个选项

3. 角色扮演对抗演练：工程变更索赔谈判

【情境演练：某工业厂房项目施工中，因设计变更导致工期延误和成本增加，施工单位提出变更索赔】

【角色扮演：一半小组扮演建设方（基建工程中心代表），一半小组扮演施工方；各小组组建谈判团队，进行职责分工，谈判准备与实施，提炼工程变更谈判的实战技巧与注意事项】

第八单元：课程总结和落地行动计划

四大部门分别制定本部门的沟通机制优化建议

个人学习收获分享

依据KISS原则制定落地行动计划