公文写作：总结汇报提炼能力提升

工作总结汇报写作与魅力呈现技巧提升

培训师：鞠佳

课程背景：

在国有大中型企业里，公文写作汇报能力是各部门骨干员工的一项必备素养。公文写作适用范围很广，尤其在于个人的汇报、方案请示、部门材料总结、建议规划等诸多领域，无论是以月度、季度、还是年度为周期，都需要对自身的工作进行材料加工，写成职场公文的形式。很多情况下，员工本身是具有很多工作亮点、优秀建议、丰富素材的，但在总结汇报材料中不能得以彰显，这是由于未掌握职场公文的写作技巧。实际上，公文写作具有一定的经验套路、样式模板，经过系统的思维整合与训练，就能迅速上手掌握。本课程提供一整套切实可行的写作思路体系，帮助各部门员工迅速打造公文架构思路，短时间内做到妙笔生花，裁云剪水，雕心立骨，将文章提炼整合得职业化、逻辑化、内涵化、严谨化。

学员群体：全体员工

课程形式：概念植入+案例解读+文章拆解+情境模拟+小组实践

课程时长：1-2天

背景导入：职场中的写作与信息传递、沟通、呈现的关联

从一个开场的信息呈现情境表达说起

闭环：信息呈现——换位思考——符合人性——高效传递

人性：一切的信息呈现都是基于人性的共通点

规律：文字写作中的高密度含金量对阅读者的吸引规律

思考：公文写作与阅读规律的整合

一、写作定位：部门总结汇报与个人汇报写作的异同点

相同点

内容素材，原始材料，以丰富的工作素材为基础

模块结构，加工组合，以严谨的逻辑思维为体系

精神内核，塑造形象，以内涵的组织价值为升华

不同点

个人的主体性 VS 组织的多面性

个人的具体性 VS 组织的全局性

个人的特例性 VS 组织的稳定性

阅读者是领导 VS 阅读者是上级的上级

二、素材准备：充分利用好现有素材并深入挖掘潜在价值

1. 对汇报内容的不同程度的认知和语言使用

表层现象——印象化语言

具体动作——标准化语言

本质规律——凝练化语言

2. 职场写作易犯的表达错误——模糊笼统的印象化语言

案例拆解：（1）小李的个人汇报内容；（2）市场部汇报总结内容

为什么我们下意识的语句表达，是模糊、笼统、抽象的？

中国式传统的语言表达习惯，潜移默化影响我们

错把生活常识中的语言习惯，应用到职场公文写作、汇报当中

缺点明显：啰里啰唆，表述不清，界定不准，不着边际

3. 职场写作常用的语言习惯——精准清晰的标准化语言

案例拆解：（1）政府工作报告数据；（2）高效工作部门年度总结

客观描述 VS 主观描述

数字量化 VS 模糊不清

具体方法 VS 大而化之

时间节点 VS 没有时间

4.精准清晰的标准化语言写作的基本五要素

（1）Specific-指向要明确

（2）Measurable-数值可衡量

（3）Attainable-场景具有现实性

（4）Relevant-高度相关联

（5）Time-bound-时间刻度

（6）现场演练：以小组为单位进行简单段落的模拟撰写

5.凝练化语言——体现本质规律，内容明确的素材要点

（1）单位周期刻度（周/月/旬/季/年）

（2）特定所指内容的占比/总量/幅度

（3）同比的变化总量/变化比例

（4）环比的变化总量/变化比率

（5）时间始终/发生频率

（6）对表面素材的背后挖掘，更体现深度

（7）关键点：突出上级关注的内容重点

（8）够具体——有亮点——有高度

三、模块加工：公文写作必备的模块化分类思维助力表达清晰

1. 对同样的内容做不同的组合，呈现出不同的效果

公文写得啰嗦，漫无边际？问题出在哪？

思维的误区，而不是素材本身的问题

善用素材，进行结构化的切割分类呈现

漏斗原理：从100%到80%到30%到5%的信息漏斗递减律

2. 构思-写作-阅读-记忆：四件不一样的事情

人类大脑的神经网络特性

思考：网状结构，四处散发

写作：线条结构，先后顺序

阅读：线条结构，情绪理性

记忆：网状结构，聚焦凝结

3. 结构化思维的四大写作要点抓手

先说核心——开门见山地阐明结论、核心、关键点

再说细节——徐徐展开步步分层分类化模块化表达

从上往下——使用大词语套小局部的逻辑分层

从少到多——关键词的逻辑结构从少到多表达

4. 三种最基本的信息提炼分类方式

按时间步骤分类的内容整合（案例拆解）

按内容属性分类的内容整合（案例拆解）

按重点程度分类的内容整合（案例拆解）

MECE分类原则：完全穷尽，相互独立

实践练习：现场演练，准备卡片、纸张或电脑xmind软件，进行提炼撰写

5. 提炼后的口诀化撰写，更加朗朗上口易于记忆

英文字母法

核心关键字

专有名词法

编造顺口溜

数字引导法

四、凝练标题：画龙点睛取好标题的技巧为文章锦上添花

1. 标题的重要性，好的标题让文章增色彩

（1）撑起内容：段落是血肉，标题就像筋骨

（2）吸引眼球：标题在最显眼的位置引人注目

（3）领导关注：领导有时只看重点，不看细节

（4）画龙点睛：标题取得好，极大体现文章价值

2.凝练标题的三大类基本技巧

（1）“动词+宾语”式的标题，最能体现力度、主动性

例子：构建营销体系；打造专业团队；提升业务技能……

动词在前面，名词表示宾语在后面

基本的标题范式通用于各种文体

（2）“理性+感性”式的标题，虚实结合，严谨生动

做比喻，打比方，让词句更生动形象，易于阅读理解

例子：思想“防火墙”，资金“紧箍咒”，产品“金钟罩”

理性的词语，体现核心关键，是文章的实体

感性的词语，表达通俗易懂，帮助理解消化

（3）“数字+特点”式的标题，朗朗上口，形成气势

例子：一个目标；两大平台；三大保障；四类用户

数字化的标题体现精炼，让注意力聚焦

阅读感知体验好，整齐有序，具有层层递进，营造气场的感觉

实数不好用就用虚数

一组同类词/押韵词的排比句式

3.实践演练：以小组为单位的“标题改造优化工程”共创项目

（1）第一步：把原先简单的若干词语，拓展为若干句子，“动词+宾语”

（2）第二步，增加若干比喻形容词，让句子更生动，“理性+感性”

（3）第三步，在句子前面继续扩充，增加数字的关键词，“数字+特点”

（4）第四步，在句子后面再扩充，增加一组同类押韵词语，朗朗上口

五、汇报模板：公文写作的经典套路结构，助力职场迅速搭建框架

1. 模板1：源于阅读记忆的规律，让公文各环节水到渠成

（1）方案定位（why）：为什么要做？方向目标为什么是这个？

目标范围的定位

成功的可能性定位

对我方自身需求的定位

情况分析（what）：现实情况是什么？资源优势是什么？

优势分析/劣势分析

外界情况分析/竞争对手如何/联盟友商如何

未来的趋势会是什么

步骤设计（how）：具体的方法步骤是？流程该怎么做？

第一步第二步第三步…如何实操

人员/地点/时间/措施/具体流程

最终会取得什么成果的预期

案例文章拆解：公元3世纪的一场经典方案汇报，《三国演义》诸葛亮向刘备汇报的《隆中对》经典历史名篇，一篇逻辑结构严谨的绝世好文！

2.模板2：输出内容的三个关键步骤，大脑最易接受的方式

（1）虎头亮相精彩：开场吸引注意力，激发正面积极情绪

开篇总述

今年我（我们）取得了哪些好成绩？

今年领导如何指导、同事如何支持、形势如何喜人？

总体符合了公司的什么战略精神？战略如何引领我们？

（2）猪肚内容充实：内容充实有干货，理性清晰呈现表述

分段阐述

具体有哪些成绩？且待我一块块详细分解，给你看。

理性表达，有哪些数据作为事实？内容案例作为展现？

理性分析，我们的优势体现在哪里？(也要提到不足劣势)

（2）豹尾闪亮收场：让听众有获得感，言简意赅送出总结

高度总结

我们收获了什么经验？这些凝练经验产生的价值是？

对个人的提升 / 对部门的经验沉淀、传承

并且在来年，还有更进一步的计划，产生更大的效益！

3.模板3：SCQA故事结构化法则，让公文写作情节紧凑具有吸引力

（1）S背景：介绍整体故事的背景，有代入感

（2）C冲突：产生矛盾冲突，引发受众强烈的关注

（3）Q疑问：不断地吸引受众，激发他们的好奇心

（4）A答案：最终揭晓答案、或解决方法，豁然开朗

六、魅力呈现：亮点展现数据案例技巧，文章升华立意高远有格局

1. 总结的四大版块，侧重点不同，环环相扣分层次阐述

（1）开头总述概括

如何在开篇总述中，做到拔高立意、高度阐述？

且字数扩展，自成一段?

总结出的字句模板规律

对过去一年成绩的总结

重点阐述，已搜集好的素材、数据等

进行专门分类：模块1/模块2/模块3……

每一模块的标题，关键词、语句对仗，朗朗上口

重点内容，重点数据，用形象化语言进一步加强

存在问题不足需改进

经验不足：我年轻/部门整体年轻

性格急躁：个人性格较急，行动力很强但考虑不周

协作不够：只是自己个人很努力，但与大家协作不够

沟通不足：刀子嘴豆腐心，拼命做事但不懂得沟通

来年下一步的计划展望

完善制度 / 完善做事方法和流程

建设队伍 / 总结更好的业务经验

加强学习 / 自我鞭策不断学新东西

创新思维 / 在业务中发挥主动性创造性

2. 呈现技巧：灵活应变的思路技巧使文章锦上添花

（1）工作数据的呈现讲究巧妙而直观的技巧

一堆文字罗列的数据如何呈现？

善于使用表格、图形等

色彩的鲜明，柱状图饼状图大小对比，形成视觉化

数据的使用/重组/分解技巧

数据是多样化的，并不只是我们表面看到的

选择有利于阐述、积极正面的数据

例子：3个数据，不同的表述场景中的使用策略

数据进行组合加工，又有了新的意义

对公文材料的搜集，化旧为新的整合使用

集团、省市公司的领导讲话稿

去年、前年的总结报告

今年的年中工作会议讲话

我部门历年的总结、讲话、规划

我自己写过的总结文章

换位思考，站在上级的角度考虑整篇公文的视角

准确领会上级意图

上级领导关注什么？资金/人员/事项/物品……

更上一级关注什么？方针/政策/措施/战略/趋势……

前期沟通时，尽量全记录，然后调整、组合

也不是唯命是从，可以提出疑问，商量

敏捷工作法：重要的事多迭代，紧急的事先迭代