【OUTLOOK】用OUTLOOK构建省时高效的办公流程-3小时

用OUTLOOK构建省时高效的办公流程

课时

0.5天（3小时）

类型

高阶课程

特点

时间管理+工具

导读

你每天会处理100多件事情，而很多事情都来自邮件，况且邮件中往往是重要的事。如果没有好的方法对这些邮件进行管理，恐怕你的工作就散乱无绪，没有流程的做事就会丢三落四，就会拖延，就会总在处理迫在眉睫的事，压力山大。如果你有上述症状就要赶紧从中摆脱出来。

Outlook不单纯是一个电子邮件管理软件，而是一套完整的时间管理系统、信息管理系统。Outlook提供了下列工具，可以在一个程序中管理全部个人信息和商务信息。

收件箱：从办公室、家里或路上发送和接收邮件。可以在打开邮件前进行预览，还可以使用“邮件标记”来标记带有后续动作的邮件。

日历：跟踪日程表并计划与他人的会议。可以使用“日期选择区”来快速查找和显示日程表中的信息，并使用“ 任务板”来查看一天中的任务，这样就可以安排时间处理这些任务。

联系人：保持最新的私人交往和商务联系人的信息，并且易于查找使用。可以将联系人按所希望的任何方式排序和存档；可为每个联系人存储几个街道地址、电话号码和电子邮件地址；并直接转到任何联系人的 WWW页。

任务：在易于管理的地方组织个人和商务待办清单。可以快速确定任务的轻重缓急，并将任务分派给他人。

便笺：草草记下附注以作为问题、想法、指示及任何事情的快速提醒。或者在便笺中放置文本，以备在其他地方重用。

内容

本课程不仅讲授一门软件，更是告诉你如何用软件做好时间管理。让你轻松驾驭所有的事，让每天工作正常有序，每天都会有个好心情。

收益

本课程将为您提供全面OUTLOOK邮件使用解决方案：

掌握事件的记录、日程的约定方式、会议邀请与会者沟通技巧；

掌握邮件的各种沟通技巧、任务的委派方式，辅助做好团队的管理工作；

掌握大量待办事项在OUTLOOK中的处理流程，使工作化繁为简，节奏清晰。

特色

大道至简，精华提炼

案例为主，注重实用

强调动手，开阔思路

准备

请用电脑听课，安装OUTLOOK2007及以上版本的办公软件

课程方式

讲师讲授+案例分析 +实操演练

课程大纲

Part1：从邮件开始的时间管理方法（1课时）

详细介绍OUTLOOK在办公中事务处理业务流程

谁是随时随地收集事务的收纳箱?

自定义邮件查看视图

查找和分类整理电子邮件

三种收件箱分类归档设置技巧

不同干系人在邮件中的角色认知

邮件智能助理控制邮件的使用效率

人性化设置之几种快速浏览邮件的方法、中文附件的简繁转换预览、实现附件的批量下载

简化周期性邮件的发送步骤

需要收件人后续工作的提醒

邮件与日历和任务的转换技巧

方便快捷的选择答复内容、收集和跟踪答复汇总

通过送达和已读提醒确认对方已收到邮件

如何让邮件受时间控制

在沟通过程中，自动将回复转给第三方处理

设定自动发送邮件的时间，在繁忙时自动发送

Part2：日程管理整理计划和特别提醒（1课时）

用时间管理四象限法建立事务紧急和重要标签

控制当天开始的提醒功能

提前预订会议的时间和地点

记录发生的大事件

安排周期性活动并设置到期提醒功能

记入私人性质的约会和保密工作

日历的共享与打印，共享权限设置

Part3：OUTLOOK任务管理的技巧（0.5课时）

如何做好多分工事务的跟踪管理

创建GTD科学分类模板按固定模式工作

如何做到事务定时提醒

任务与日历的区别？如何将任务分配到日历？

如何建立最近一个月内的提醒

Part4：OUTLOOK与其它软件的分工协作（0.5课时）

邮件合并批量分发针对收件人的文档

OUTLOOK与手机关联随时随地做好日程管理

协助数据库实现调查表信息的快速收集