《高效会议管理技巧》

《高效会议管理技巧》课程大纲

【课程目标】：

    

a、“会议”有两个字“会”＋“议”；所谓会者：当然是大家“会聚成团”，而所谓“议”者，

当是“讨论、商议”之意了！在现代的企业中，我们的会议却往往成为了“大会”，所谓“

大会”者，就不知道该如何做注解了？

    

b、不知道我们是否注意，我们的会议，主席台越来越大，发言人的位置越来越偏，

现在发言者的位置不仅仅到了主席台的两侧，而且发展成为在主席台的台阶之下了

！会议的“焦点”似乎应该在所“议”之事上，发言人应该是会议的主导力量，可惜……





    

c、不知道从什么时间开始，我们的会议有与会者有了“全体记录”的习惯了，对于一

些“传达大会”倒是不稀奇，对于那些“议事之会”这种现象就有些奇怪了。我们的与

会人员手中掌握的应该是早已成文的“自家之言”；何以“议”后却满纸都是“他家的一

家之言”？

 

【课程大纲】：

第一章：中国会议管理之现状及缪误

 第一节：如果大部分的中国人到最后只剩下会做一个工作的话，那么一定是会“开会”，

这是十多年前，一位国外的企业家对中国企业管理者“会议泛滥”的无奈批评。但是，细

想之下，中国的会议数量倒是不少，但如果仅仅凭借数量多就可以称之为“懂开会”却是

有些“言过其实”了。

               “会”有“大会”和“会议”以及“议会”之分；

                

会议的主要目的是为了“议”，否则就不是会议了，而是“培训”或者“通报”或者

                 “动员大会”了；

             

  会议的本意是“集众家之长”而后形成统一意见，而不是先形成一个意见而后在“会

                 议”上取得“统一”！

             ……

第二节：这些，在座诸公应该是有深刻体会的，这些几乎成为了会议的“基础品质”。究

竟是什么造就了  “会议”的这些品质？

          纪律涣散

          士气低落

          离题万里

          漠不关心

          节奏拖拉

          时间冗长 

 

第二章：有效的利用会议

    

会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而

产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

     所以我们需要确定的第一问题是“你需要开会吗？”

        你需要开会吗？

            ——会议是需要成本的，动不动就开会是一个不好的习惯。

        明确我们开会的基本目的是什么？

            ——“会议”或者“大会”或者“议会”或者“会会”而已？

        根据我们的目的确定会议的类型。

         会议的基本类型和目的

         非正式会议

            ——非正式会议名为“非正式”，但是却能起到“正式”不能发挥之功效。

       正式会议

        会议的目的应该提前公告

        防止会议离题万里。

 

第二章：会议准备

    

会议准备几乎是会议是否成功的最决定性的因素，我们许多的企业会采用“紧急通知”或

者“临时通知”的形式来召集与会人员，这种做法，往往会使得大多数与会人员“丈二和尚

摸不着头脑”。

  

“民可使由之，不可使知之”对于会议管理是绝对行不通的。会议的效率会因此大打折扣

。

   会议准备

         确定会议的议题

           

——“议题”是“会议”的灵魂，参加会议的是人，但会议的核心却绝对不是人，会议的议题



                 比会议的形式重要。

         确定与会人员

           

 ——人员确定以“议事”为目的，不是级别越高越好，不是人越多越好，更不是

         邀请与会者

         准备议程

         确定地点

         安排座位

             ——中国是一个论资排辈的民族，我们尊重传统，但是不要弱化甚至降低发

言者在会议中的

                 重要地位。

         准备会议用品

 

第三章 出席会议

    会议的过程，应该是一个热烈讨论和思想碰撞的过程，我们由“会上不讲，会后乱讲

”的不好习惯。这是民族特性所使然，也是会议组织者的问题。会上可以乱讲，但是会后

就一定只有一个声音，一个思想才是成功的会议。

        会议的安排和流程应该是以与会者能够积极参与基本前提

           ——“我今天要讲的由十个问题，每个问题分为五个部分，每个部分有八个方

面，每个方面有

               

七个小点…….”这种长期霸占会议时间的“会霸”不能在会议上出现，只能在“学习

                会”上使用。

          外表与讲话

         倾听发言

          

 ——倾听的目的是为了自己的发言，倾听的目的是为了了解对方于我得观点的异同，这样

说着

               

才会“畅所欲言”，听者才会“细心聆听”。否则就只有“事不关己、高高挂起”的

                了。   

         处理问题

         做备忘录

         其他与会技巧——提高效率是我们的基本目的

 

第四章  会议规范

第一节会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议纪律

          

         会议时间安排的规范

            ——会议的时间是大家的，是与会者全体的，谁都不引该浪费会议时间。

         固定的会议流程规范

           

——固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点，一个中心是指整个会议的议程

；两

               

个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本

点

                是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。

         会议纪律

            ——会议规范是指大家达成共识的会议守则

第二节 会议决议

         没有决议的会议只有两种情况：

            a、  不是“会议”

            b、  失败“会议”

        

“会而不议”或“议而不决”或“决而不行”或“行而不果”或“果而不验”或“验而不纠”或

           “纠而不改”都是不对的

 

第五章 主持会议

会议的主持是一个关键的岗位，这个岗位能够为会议的成功起到极大的促进作用。

主持会议者应当具备的品质

         了解职责

          研究出席者

         掌握会议节奏

         控制会议

         维持秩序

         结束会议

         运用正规程序

         解决正式会议上的问题