电脑文档整理术——电脑文档管理实务培训

课程背景：

在你身上是否曾经发生过这样的情况：你的领导站在你的面前让你马上提交文件时，你却发现它不见了，坐在那里绝望的寻找；又或者，为了找到一份报告不得不让客户在电话另一端等上好几分钟。。。。。。如果你有过这样的经历的话，你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，深受领导和客户的赞许，但就因为这个关键时刻的遭遇，他们会感到很失望。倘若你需要帮助到同事或别人的话，你需要的信息总是找不到，岂不显得浪费时间。 

工作中，我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文字性材料。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据，能够作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。怎样找到更有效更系统的电脑文档管理方法？怎么从容快速找到领导或客户需要的信息？

本课程帮助您快速掌握电脑文档管理实务，快速整理你的办公好伙计——电脑。

课程收益：

• 了解电脑文档管理的重要性；
• 熟悉电脑管理的内容并找出自己电脑管理的不足；
• 有效提升快速个人电脑文档管理水平

课程时间：1天，6小时/天

授课对象：企业内涉及电脑文档管理的人员。

授课方式：

1．主题讲授；

2．案例研讨；

3. 视频欣赏；

4．分组演练

模型运用：

课程大纲：

前言：

 美国默克制药公司的电脑文件未删除引发的11.5亿美元赔偿案

第一讲：电脑文档管理的重要性

一、电脑文档管理的实质

1、为什么要管理好电脑文档

（1）杂乱带来的坏消息

（2）无序导致的失败

案例交流——你遇到过因为电脑文档管理不善带来的糟糕处境

（3）电脑文档管理的实质：档案管理的延伸

2、电脑文档管理的核心目的：

（1）方便快速提取文件——提升工作效率与管理水平

（2）高效严谨保管文件——涉及商业机密的电脑文档

二、解读电子文档三要素

1、存放路径

（1）通畅的寄件地址：城市－街道－路－小区－单元－房间

硬盘、分区、文件夹、文件

（2）硬盘分区：

          分区的数量要合理

          分区的大小要适中

（3）硬盘分类：

          区分工作与私人

          区分文档的类型

（4）文件夹分类：

        按文档内容分类

        按文档性质分类

2、保存属性

（1）存档、只读与隐藏

（2）案例交流：什么样的文件您会设为只读？

3、文件分类

（1）六大分类：纯文本、版式、格式化、图像、音频、视频

（2）案例交流：您的哪类文件最多最难整理？

第二讲  5S技巧管好电脑文档

一、整理 SEIRI

1、目标：把需要的文件定位、定量，以便用最快的速度取得所需。

2、要点：固定化、科学化、目视化

3、建立完善的文件结构

（1）如何分类更利于文件管理

（2）哪种分类的先后顺序更有利：先类别后年份，还是先年份后类别

（3）文件夹数量与层级：数量不宜过多、层级不宜过深

4、规范化地命名文件夹

（1）目的：清晰标明文件的内容，便于识别、引用与传递。

（2）文件名的格式 （序号）－单位－内容－期间－（版本）－（注释）

案例：01天津公投 月度财务分析 201305 V1.0 ——报总公司

（3）小技巧：批量重命名文件：

在资源管理器中同时选择几个文件，接着按F2键，然后重命名这些文件中的一个，这样所有被选择的文件将会被重命名为新的文件名(在末尾处加上递增的数字)。

交流：您的文件管理技巧？

5、周期性地将文件归档

二、整顿 SEITON

1、有用与无用的区分

2、您的整顿与删除

现场练习：每人整理自己文件中的2大类

三、清扫 SEISO

1、定期归档文件

2、定期清扫垃圾

现场练习：

（1）制定您的定期清扫时间；

（2）与大家分享如何提醒定期清扫的方法

四、清洁 SEIKETSU

1、培养每天清洁的好习惯

交流：您的电脑需要每天清洁吗？

2、下载软件与安装软件：

（1）安装软件要安装在合适的位置，并且记住这个位置。

   （2）卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。

3、下载资料与归档资料

（1）临时文件夹的运用

（2）及时看阅与果断删除

五、素养 SHITSUKE

（1）整理电脑——清理环境——改善管理——不断进步

（2）5S的目标设定：

文件能在30秒内找到；

文件归类合理；

没有无用文件；

不同版本管理合理；

文件的备份及时

第三讲 电脑文档的安全管理

一、安全管理知识

1、文件加密：设置打开密码、设置修改密码

2、文件夹加密：

（1）Windows自带的加密功能

（2）使用加密软件

3、文档的发布

（1）要发布的文档最好使用PDF格式

（2）发布的文档设置修改密码

4、文档备份

（1）用光盘、移动硬盘备份

（2）多电脑备份

5、网盘的使用：

（1）优点：不怕丢失，不怕误删，不怕被覆盖，可找回历史版本。

（2）您平时使用的网盘？

（3）文件夹协作、部门文档集中备份

二、分享整理小技巧

　1、把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。

2、搜索的技巧

（1）按日期、类型、大小搜索

（2）搜索未及时保存的临时文档：自动保存的文档位置

3、不要让文件夹里装得太满。

（1）如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目-

（2）如果子文件夹的文件少于五个？

  4、您的小技巧？现场交流：

结束 总结与互动

1．您的收获；

2．您的困惑。

3、今后怎样投入电脑文档管理？