时间管理与工作效率提升

背景介绍：

在日本丰田公司，有一些经典的语句广为流传。其中有一句是关于如何对待时间的语录：“时间是动作的影子”。为什么说，时间是动作的影子？因为，你做了什么动作，时间就会跟着变化成什么样貌。比如你做了一些无谓的行动，这个时候诞生的是无谓的时间；如果你减少无谓的行动，从事有价值、有意义的工作，那么诞生的则是有价值的时间。

我们经常能够在市面上看到一些关于时间管理、管理时间的工具书和课程，当我们冷静下来想一想，时间真的可以被管理吗？它会因为我们的管理和不管理就会变长或者变短吗？答案是显而易见的，时间并非因为我们管理与否而变得或长或短。但是，我们可以换一种视角“与其说管理自己的时间，倒不如说管理好自己的行为”。通过聚焦清晰的目标、设计有效计划并为此采取积极的行动，管理好自己的行为，其实就是管理好了自己人生效率和质量。

课程收益：

●掌握时间管理的内涵与特点，了解时间浪费产生的原因与解决对策

●掌握时间管理的5大原则—目标导向性、计划统筹性、优先分类性、合理规划性、原则明确性，并能够掌握相应的工具、方法

●掌握提升时间管理质量与工作计划编写技巧、执行计划要点、检查计划要点等内容

●掌握影响个人执行力的3个基本要素与破解之法，学会用故事力提升个人执行力，掌握自我管理、自我引导的技巧

课程特点：

• 互动教学：以体验式学习为核心思想，通过案例分析、视频赏析、任务挑战等形式促进学员思考和沉淀与主题相关的知识，提升学员的参与感与获得感
• 聚焦产出：基于主题学习，团队共创，产出基于未来工作场景的所需要的主题知识

课程时间：1-2天

课程对象：部门管理者、中高层管理者

课程方式：小组讨论+案例分析+头脑风暴+概念讲解

课程大纲

第一讲、时间管理的概念与常见的时间管理问题

头脑风暴：时间是什么？时间有怎样的特征？

一、时间的内涵与特征

1）时间是行动的影子

2）时间具有四个特征：无弹性、无蓄积性、无取代性、无复得性

头脑风暴：什么是“时间管理”？常用的时间管理工具有哪些？

二、时间管理的2大内涵

1）时间管理是减少时间浪费、有效完成既定目标的工具

2）时间管理的对象是面对时间而进行的“自管理者的管理”

三、时间管理的4个特征

1）预先性—凡事预则立

2）参照性—有借鉴的途径

3）目的性—围绕目标而定

4）过程性—强调闭环管理

四、时间管理的基本原理是“要事第一、利益最大化、不浪费‘生命’”

1）效能即方向—做正确的事情

2）效率即执行—正确的做事

3）勤恳即主动—充分利用时间，不浪费

五、时间管理的5大问题

1）工作缺乏计划

2）组织工作不当

3）时间控制不够

4）整理整顿不足

5）进取意识不强

案例分析：《小王经理的上午》

第二讲、时间管理的五个基本原则

时间管理的第一个原则：时间管理是要明确目标

头脑风暴：什么是目标？为什么要做目标？

一、目的与目标的关联和区别

1）目的是一种主张，一种意图

2）目标是实现目的的途径，是一种评估的尺度

3）目的与目标有着共同的结果

二、选择目标的2大考虑

1）目标要符合自己的价值观

2）目标要结合自己目前的情况

三、目标制定的5个要素

1）具体的（Specific）

2）可衡量的（Measurable）

3）可达到的（Attainable）

4）相关的（Relevant）

5）基于时间的（Time-based）

情景模拟：写出SMART“聪明的“目标”

时间管理的第二个原则：时间管理是要有计划、有组织的进行工作

四、有计划开展工作的6个步骤

1）确立目标

2）探寻完成目标的各种途径

3）选定最佳的完成方式

4）将最佳途径转化成月/周/日的工作事项

5）编排月/周/日的工作次序并加以执行

6）定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性

五、目标与计划的两种关系

1）因果关系—具有规律性且具有解释作用

2）相关关系—不具有解释作用仅是偶发性

六、目标与计划因果关系的3种因果关系探寻

1）方法论/逻辑推演

2）对比/功能法

3）时间法

七、计划表的7大构成

1）Why—目的与价值

2）What—任务和目标

3）Where—着手处

4）When—开始与结束

5）Who—负责人

6）How—如何做

7）How much—成本与程度

时间管理的第三个原则：时间管理要能分清工作的轻重缓急

测一测：你的做事风格

八、时间管理的两大维度（重要与紧急）及其构成的四个象限

1）重要且紧急的事情

2）重要不紧急的事情

3）紧急不重要的事情

4）不紧急不重要的事情

案例分析：常见的第二象限内容

九、经营意识下的时间管理的收益矩阵表

1）收益大，实现容易，立即做

2）收益大，实现困难，规划做

3）收益小，实现容易，留着做

4）收益小，实现困难，不要做

头脑风暴：如何让自己聚焦在“重要且紧急”、“重要不紧急”、“收益大”的事情上？

十、聚焦在重要、收益大事情上的定位技巧

1）三维定位法：个人定位、部门定位、企业定位

2）连连看定位法：“四看需求”、“两心看状态”、“七眼睛洞察”

头脑风暴：今天环境的变化，对企业的影响洞察

时间管理的第四个原则：时间管理要合理安排时间

十一、帕累托定律的启示“20/80”原则

1）避免把时间花在琐碎的多数问题上

2）应该将时间花在重要的少数问题上

3）把最有效率的时间段用来做最重要的事情

十二、常见的时间管理分析方法--时间记录表与成果分析表

案例分析：隐藏在我们身边的9大事件杀手

十三、影响时间管理的3大因素

1）人为因素

2）环境因素

3）管理利因素

时间管理的第五个原则：时间管理要有明确的规则和自律的准则

十四、规矩就是自己的价值主张，制定规则的三个核心

1）紧盯何时截止

2）明确何时完成的目标

3）异常情况及时反馈

案例分析：时间使用清单—周统计表、日统计表

工具分享：提升自我时间管理的七个问题

第三讲、计划的制定与工具

头脑风暴：目标与计划是什么关系？

一、计划的内涵

1）目标是计划的基础，计划是时间管理的基础

2）计划是基于要达成的目标，对人、事、时、资源等统筹管理

3）计划的目的是以最小的投入换取最大的回报的设计过程

二、计划分列的3类标准与常见类型

1）广度—战略性计划、操作性计划

2）时间—短期计划、中期计划、长期计划

3）明确—指导性计划、具体性计划

三、制定计划的技巧

1）事先先了解，明确多方需求

2）计划遵循5W2H原则，有效陈述计划

3）设置时间控制点，防止遗忘

案例分析：编写计划的小技巧

四、计划的执行要点—沟通与反馈的3个关键时刻

1）布置任务要反馈

2）遇到阻力要反馈

3）工作完成要反馈

五、计划检查的要点4大内容(QQTC)

1）Quantity

2）Quality

3）Time

4）Cost

六、计划的持续改善—复盘

1）回顾目标

2）评估结果

3）分析过程

4）推演规律

5）持续精进

第四讲、自我驱动，高效执行

测一测：拖延商数测验

一、影响个人执行力的三叶草理论

1）不想做

2）不能做

3）没机会做

二、提升个人执行力的4个秘诀

1）赋予工作意义感

2）加强工作自主感

3）增强个人胜任感

4）促进工作进度感

三、《故事力》提升个人执行力--《亡羊补牢》的心法

小组演练：“我的执行力故事”分享会

工具分享：32个方法教你如何提高工作效率

案例分享：全球知名CEO的时间管理法

课程总结、知识点回顾，学习实践计划