高效工作与跨部门协同

课程背景：

工作任务的推动，必须按照切实有效的方法。在现实中，很多企业都会制定一些目标与计划，可为什么到了最后，目标任务总是完成得不太理想呢？为什么年初很多雄心勃勃的计划最后只能惨淡收场呢？究其原因还是没有真正掌握任务管理的核心关键。任务管理是一个完整的系统，包含一系列工具、流程与方法，要将工作项目进行有效的任务分解，要将所有的工作排定优先顺序，进行高效地管理，要将琐碎及日常的事务进行有效的授权与委派，要在工作任务执行中进行密切跟踪、辅导、激励与反馈，除此之外，管理者还应在此过程中与下属与跨部门间建立良好的信任关系，进行高效的跨部门协同，才能保证各项工作任务的高效完成。

课程收益： 

运用各类工具将目标、任务转变为详细的行动计划，并对手头工作进行统筹安排，将精力专注于最有价值的事宜；

掌握工作委派的技巧与方法，将各项任务委派于最合适的人员，并通过高效的跟踪与落地执行，确保各项工作高效推动，做出结果；

掌握与部属及跨部门间建立信任关系的步骤与方法，高效进行跨部门协同与协作，为各项工作合理推动奠定良好基础。

课程产出：

产出1：《团队（岗位）目标制定表》

产出2：《团队目标落地具体行动步骤》

产出3：《“共创约定”执行情况复盘表》

产出4：《工作关系问题分析解决方案表》

产出5：《情感账户实践改进行为标准》

课程时间：2天，6小时/天

授课对象：各阶层管理者

授课方式：讲解30%+互动20%+案例10%+活动10%+练习20%+工具10%

课程大纲

导入：主管通过部属完成工作

共创约定：制定一个必赢的计划

第一讲：工作规划与任务统筹

一、工作任务的主要来源

1．组织目标的层层分解

2．支持目标的重要计划

3．关键性岗位职责

4．内外部客户的需求

5．需改进的薄弱环节

6．上级直接下达的任务

案例解析：如何制定共识的团队目标

工具表单：《团队（岗位）目标创建表（模板）》

课堂演练：团队共识目标的建立

二、计划制定的程序与方法

解析：计划7要素：合理性自问

1．计划制定的程序与方法

解析：计划工具OGSM-T

工具表单：《OGSM-T目标计划表（模板）》

案例解析：如何制定OGSM-T计划

2．如何通过团队共创计划

流程解析：团队共创的运作流程

案例解析：某公司团队共创成果展示

3．如何应对计划的变化

解析：应变计划制定四步骤

案例解析：如何拟定应变计划

课堂演练：团队共创行动计划方案

三、时间维度的日常工作安排

1．工作管理矩阵

2．如何进行要事第一的计划管理

解析：如何确定周计划

解析：如何确定每日工作安排

【成果产出1】：团队合创完成《团队（岗位）目标制定表》

【成果产出2】：团队共创完成《团队目标落地具体行动步骤》

第二讲：如何高效进行工作委派

互动：高效工作委派的四大标准

一、分析工作任务

标准：任务委派考虑的两个维度

维度1：任务风险状况

维度2：任务性质情况

互动研讨：哪些任务可以委派，哪些任务不能委派？

二、确定任务责任人

互动：工作分配时应考虑的因素

解析：工作分配的四大原则

参考工具：《工作分配分析表》

三、正确下达工作指令

1．有效指令下达的两大标准

互动：你曾经遇到的“糟糕”的指令？

【原则1】：确保下属对指令正确理解

【原则2】：激发下属主动执行意愿

2．因人而异的指令调整

解析：如何根据不同状况对指令进行弹性调整？

四、跟踪工作执行过程

互动：为何要对工作进行跟踪？

互动：有哪些跟踪检查的方法？

五、任务总结与复盘

解析：高效复盘的四各步骤

【步骤1】：回顾目标

【步骤2】：评估结果

【步骤3】：分析原因

【步骤4】：总结经验

工具表单：《工作总结与复盘表》

课堂演练：如何进行工作复盘

【成果产出3】：团队合创完成《“共创约定”执行情况复盘表》

第三讲：任务跟踪与落地执行

活动与研讨：工作执行中常见的问题及对策

一、如何对任务进行结果定义

1．执行与结果的关系

要点：任务不等于结果，高效执行必须由任务思维转化为结果思维

互动研讨：何为结果思维的做事方式？

2．如何才能做出结果

研讨：做出结果的三大步骤

【思考1】：如何定义结果？

【思考2】：如何构思计划？

【思考3】：如何高效执行？

二、高效执行必须锁定责任

案例：为何不愿承担责任

研讨：上下级通常对责任有哪些不同理解？

1．如何锁定责任，高效执行？

解析：锁定责任的三个步骤

【步骤1】：岗位职责界定

【步骤2】：目标分解与承诺

【步骤3】：结果定义与承诺

2．两种对待责任的态度

思考：上级布置任务，若下属理解错误，谁的责任？

研讨：什么是100%责任意识？

研讨：如何运用100%责任意识解决问题？

三、计划执行中的监督管理

1．系统的跟踪检查体系

2．跟踪检查的方法

解析：以规律问责为核心的周质询会议

3．计划实施中的工作辅导

解析：工作辅导的四个步骤

【步骤1】：准备阶段

【步骤2】：传授阶段

【步骤3】：练习阶段

【步骤4】：检验阶段

反思深化：好的辅导是问出来的而不是讲出来的

四、计划执行中的激励与反馈

互动：如何对部属执行进行即时反馈？

工具表单：《表扬反馈-BIA实践表》

工具表单：《修正反馈-BID实践表》

五、执行基础-建立与部属信任关系

解析：解决与人有关的问题-四阶段法

第1阶段-掌握事实

【要点】：要掌握事情全部经过

研讨：掌握下属想法与心情的方法

第2阶段-慎思决定

【要点1】：切记不可急于下结论

【要点2】：确认符合规定与标准

第3阶段-采取措施

【要点】：不要推卸责任

解析：如何对可能的措施进行评估？

第4阶段-确认结果

【要点1】：何时确认？确认几次？

【要点2】：工作态度、工作关系是否获得改善？

【要点3】：是否达到了目的？

案例解析：张强的问题

课堂研讨：资深员工的问题

【成果产出4】：团队合创完成《工作关系问题分析解决方案表》

第四讲：高效跨部门协同与合作

一、跨部门沟通总体原则

1．讲情别讲理

2．面子第一，道理第二

二、跨部门协作六策略

1．换位思考

1）从更高层级思考

2）从对方角度思考

解析：同理心-角色心理

课堂体验：换位思考

解读：同理心-冰山模型

工具：同理心互动公式

2．尊重个性差异

互动：不同个性风格的核心特点

助攻测试：我的性格类型

讨论：如何与不同性格沟通

3．知己知彼

1）知悉对方业务流程

2）知悉对方个性风格

4．双赢利他

解析：冲突处理的五种策略

5．人际资产累积

解析：情感账户法则

工具表单：《情感账户实践表》

三、跨部门协作沟通技巧

1．融洽的题外话

2．有异议时，强调一致

3．体验认同拉近心理距离

4．随时准备一把梯子

5．借力使力不费力

6．跨部门沟通经典场景-竞争与合作

探讨：如何变竞争为双赢？

探讨：如何通过肯定对方的重要性，打通跨部门协作的障碍？

研讨：如何准备跨部门沟通计划

工具表单：《跨部门沟通计划表》

四、跨部门沟通管理机制

研讨：跨部门会议怎么开

研讨：如何处理跨部门灰色地带

解析：跨部门接口流程标准化

研讨：跨部门工作跟踪与监督

解析：跨部门工作协同评测

【成果产出5】：团队合创完成《情感账户实践改进行为标准》

课程总结与答疑解惑