库里乾坤大，卷中日月长——档案管理实务培训

随着《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的规范执行，国家档案局等部委、各地政府及企业均出台了相应的管理办法，不断规范各类档案管理。企业业务档案是企业在生产、经营、科研、基建、设备管理等活动中形成的、各种因素相互作用的产物，它综合反映和说明企业的基本面貌和业务活动，是各类业务内容和载体档案的总和。 如何识别各类档案性质，对档案进行恰当分类？怎样做好业务档案管理的规范化、信息化、安全化，怎样发挥业务档案管理在本单位业务经营中的作用？。。。本课程回答上述问题，帮助您快速掌握档案管理实务，快速建立本单位业务档案管理流程。
● 熟练掌握档案的定义及分类办法；


● 把握档案管理的原则及流程；


● 有效提升快速建档、安全管理及档案利用三大水平；


● 现场练习五类档案整理实务


● 解读电子化档案管理事务，提升本单位特殊载体档案的管理能力。



前言：


国家档案局的论文：《中国受灾纸质档案的抢救与修复——以北川地震受灾档案为例》。2017年11月，率中国档案代表团出席2017年国际档案理事会年会。





第一天：库里乾坤大——档案管理的基础知识


一、关于档案管理


1. 档案的起源与沿革


1）国家——文字——档案


2）文字——国家——档案


3）文字——档案——国家——有条理的档案


4）结绳、刻契 ——档案——文字——国家 ——有条理的档案


2. 定义：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。


3. 档案管理六大工作内容


1）收集


2）整理


3）鉴定


4）保管


5）统计


6）利用


现场问答：您在自己的档案管理工作中，6大工作哪一项最难？


4. 关于档案的实体管理


5. 档案的信息开发


6. 您了解企业档案吗？


1）定义：指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。


2）属性分解


a当时性


b亲自性


c真实性


d记录性


二、详解企业九类档案


1. 九大分类：管理、基建、科研、产品、设备、会计、合同、员工、特殊载体档案。


案例研讨：请谈一谈档案与文件的区别？


案例研讨：哪些类别是业务方案？


2. 解读四种常用档案


1）文件类档案


2）会计档案


a会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证、其他会计凭证；


b会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。


c财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。


3）员工档案


4）特殊载体档案


案例研讨：您单位的声像档案有哪些？实物档案有哪些？


案例研讨：哪几类是企业的业务档案?


3. 企业业务档案的作用


1）企业科学决策的依据


2）企业效益的体现


3）企业的重要资源


4. 企业档案管理的法治化


1）法治化的原动力


2）法治化的重要保障


3）法治化的主要目的


4）确保档案工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业档案意识法治化的重要条件


案例研讨：“谁动了我的档案？”——广东佛山中级人民法院退休职工诉单位档案丢失案件


案例研讨：2011年中央电视台《焦点访谈》栏目以《谁让“健康档案”离了谱》为题，对安徽省怀远县“层层截流卫生经费，假造档案完成指标”问题进行报道。


三、国家重点法律政策解读


1. 关于《企业档案管理办法》


国家档案局、国家发改委联合颁布，根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务制定的。


2. 要点解析


1）企业档案工作制度


2）企业档案业务工作


3）企业档案信息化建设


4）企业档案工作设施设备


四、把握档案管理六原则：全面、职能、特点、联系、方便、协调


1. 以全部档案为对象


2. 依据企业管理职能


3. 结合档案内容和形成特点


4. 保持档案材料的内部有机联系


5. 方便管理与利用


6. 协调统一、不随便改动


五、做好档案管理六环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用


1. 收集：档案管理工作的实际起点


案例讨论：公司项目多部门多，如何才能确保资料收集完整及时？


1）一是对内收集：即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；


2）二是对外收集：即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。


3）收集工作流程：符合前四步骤并完成最后一步骤


是否岗位发文——是否岗位办理——是否岗位接收——是否不可或缺——是否完全不需要——是否部门核心数据


4）企业基础数据清理总汇表（现场制作：分组按照范表讨论并做出本单位汇总表）


2. 整理


1）区分全宗


2）分类方案制定


3）类别号设定


4）档案排列


5）档号编制


6）互见号填写


7）档案编目


8）建立全宗卷


案例分析：文件档案的整理要点——人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.


现场练习：按照《企业档案管理规范》DA/T 42 – 2009企业档案一级类目和二级类目的划分制作本单位的两级目录


3. 鉴定


1）按鉴定时段包括：归档鉴定 到期鉴定


2）按鉴定内容包括：价值鉴定 质量鉴定 利用范围鉴定


a价值应坚持以下几个标准


-是否具有法律依据性


-是否属于公司大事


-是否具有通用性或示范性


-是否属于专利.


3）企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作


a区分档案与非档案。


b区分“永久”与“非永久”：是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁


c区分重要档案和一般档案：如何界定重要一般？


d区分要控制使用的和可以公开使用的文件与档案。


e区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。


f区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案


4. 保管


1）档案、底图、磁性载体文件的存放和重要档案备份要求


2）档案修护要求


3）库房管理要求——“以防为主，防治结合”，确保档案安全


4）排放与库位管理


a大流水排放


b分类排放


c流水与分类排放


5. 统计


1）及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表；


2）建立档案工作统计台账


a档案馆（室）藏情况


b度入出库情况


c档案利用情况


d档案专兼职人员情况


e档案设施、设备情况


f档案销毁情况


3）保持统计工作的连续性 ——进行统计分析研究


6. 利用：档案管理的终极目的


1）加强检索系统的建设


a分为手工检索系统和计算机检索系统


b检索信息要覆盖全部馆（室）藏


c检索功能要匹配合理


2）设定利用者权限


3）进行利用登记


4）采取多种方式


5）编制各种实用汇编


6）编写初加工的专题材料


7）编写深加工的研究材料


8）举办档案陈列或展览





第二天：卷中日月长——业务档案管理实务运用


一、上午：交叉检查


1. 运用档案管理检查评分表，对被检查单位进行表格内容梳理及填报（1小时）


2. 行政部、人力资源部、财务部、后勤部、研发部五组交叉检查


（或根据本企业实际情况组成5个检查组）


3. 检查汇报及分析（约1个半小时）


4. 存在不足的汇总整理


二、下午：操作实践（分组同时进行）


1. 分组练习（约1小时）


1）文书档案管理：行政部（总经理办公室）


2）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录


练习：现场制作、检查2017年度的会议纪要档案盒


2. 人员档案管理：人力资源部


1）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录


练习：现场制作、检查2017年度的XX员工的一套档案


3. 科技档案管理：研发部门


1）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录


练习：现场制作、检查2017年度的某一完成的科研课题的一套档案盒


4. 基建档案管理：后勤部门


1）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录


练习：现场制作、检查2017年度的已完成的某一基建项目的一套档案盒


5. 会计档案管理：财务部门


1）细分10大类一级目录中属于本部门的二级目录


练习：现场制作、检查2017年度的财务报告的一套档案盒


成果验收与点评（约1小时）


三、企业档案管理信息化建设


1. 电子档案基础知识


1）电子档案是具有保存价值的归档电子文件和相应元数据、背景信息和支持软件。 ——《企业档案工作规范》


2）电子档案的类型：图像、音频、视频、网页。


2. 档案管理的信息化


1）档案信息化的目标与原则


2）电子文件的归档


3）传统载体档案数字化


4）电子档案的保管


5）档案网络化服务


6）档案管理系统软件


四、业务档案管理课程的落地转化


1. 转变观念，提高认识——档案资产观


2. 领导责任


3. 全员参与


4. 全程管理——前端控制、过程管理（同步管理）


5. 系统管理


6. 信息化方向


7. 因企制宜





结束/总结与互动


1. 您的收获


2. 您的困惑


3. 今后怎样投入档案管理