管理赋能3——《提效能——管理者时间管理》

管理赋能系列课程3：





《提效能——管理者时间管理》





　　　　　　　　　　　　　　　培训师：李罡



1. 课程背景

时间管理对于管理者来说是一项基本的重要工作技能。管理者每天需要处理的

工作事件繁杂，有计划内需要处理的事件，也有计划外临时突发的工作事件，更有

大部分时间需要与不同的人进行沟通协调的事件。这导致很多管理者每天忙的焦头

烂额、疲于应对、身心憔悴，工作效率不但没有提升，反而精力下降、身体健康受

损。

那么，管理者应如何管理好自己的时间呢？

首先，管理者要知道自己的时间都花在了哪里。做好时间的效率分析，知道哪

些时间的付出是有价值的，哪些时间的付出是无意义的浪费。从而能够有重点地制

定时间管理计划。

其次，管理者要有适合自己的时间管理方法。每个人的工作习惯不同，每个人

关注的重点不同，每个人对事件的重要紧急程度判断不同，所以管理者要找到适合

自己的高效的时间管理方法。

本课程重点分享一些时间管理方法，管理者可根据自己的实际情况选择适合自

己的方法，并持之以恒，养成习惯，提升工作效能。

二、课程目标

■

能够认识到造成时间浪费的主客观原因，分析自身情况，找到改进时间管理的方向

；

■

能够运用碎片化时间管理的四种策略，对日常工作和生活中的碎片化时间进行有效

利用，以提高碎片时间的价值；

■

能够运用每日时间管理的方法，对每日工作事件进行轻重缓急的区分，达到工作重

点突出、提升工作效能的目的；

■

能够运用衣柜整理法，对工作事件制定有效的处理策略，养成时间管理的良好习惯

。

三、授课方式

■ 案例分析：示例说明，案例练习；

■ 小组讨论：集体智慧，群策群力；

■ 工具演练：结合实际，工具应用。

四、课程对象：企业新晋管理者、中基层管理干部

五、课程时间：１天——2天（每天6小时）

6. 课程大纲:

一、诊断时间：时间管理效率分析

　1、时间管理，自我管理

■ 健康管理：健康的身体是高效工作的保障

■ 精力管理：让自己保持旺盛的精力

■ 习惯管理：养成高效的工作生活习惯

2、时间浪费，原因分析

　　　案例讨论：部门经理王刚一天的时间管理存在哪些问题？是什么原因导致的？

■ 时间浪费主观原因

✓ 目标模糊，表述不清

改善方法：设定目标SMART原则

✓ 沟通不畅，出错返工

案例：管理者指令下达不清导致员工执行不力

✓ 习惯拖延，行动不力

案例：张经理的拖延症

　　　　　 拖延症的负面影响

　　　　　 测试：拖延商数测试

　　　　　 改善方法：战胜拖延症的战拖公式

✓ 缺少主次，平均用力

改善方法：80/20法则、ABC分类法

✓ 缺乏条理，物品凌乱

改善方法：办公环境5S管理

✓ 不会拒绝，负荷过大

改善方法：投资——收益分析

■ 时间浪费客观原因

✓ 工作流程，复杂低效

案例：某企业账务报销流程复杂，导致员工效率低下

改善方法：工作流程优化

✓ 会议太多，成本增加

改善方法：以贡献判断会议是否需要召开

✓ 信息流通，低效受阻

案例：跨部门间缺少信息及时共享

3、记录时间，效率分析

■ 避免掉入时间黑洞

■ 记录时间：时间管理日志

■ 效率分析：区分四种情况

必须亲自做、根本不必做、不必亲自做、浪费别人时间

二、化零为整：碎片时间有效利用

1. 九宫格法，梳理目标

人有五大需求：心灵、心智、健康、情感、财务

工具：九宫格法

练习：运用九宫格法进行目标梳理

2. 碎片时间，管理策略

■ 加法策略：增加碎片时间价值

✓ 工具：碎片化时间清单法

✓ 小组讨论： 碎片时间场景及可以安排的活动

■ 减法策略：减少时间切换成本

✓ 小组讨论：工作中可能遇到哪些打断？避免打断的应对方法。

■ 乘法策略：切换工作内容模式

✓ 莫法特休息法

✓ 左右脑切换法

✓ 时间管理工具：番茄工作法

番茄工作法的流程

■ 除法策略：目标拆解化整为零

✓ 由大到小拆

✓ 由远及近拆

三、轻重缓急：每日时间计划使用

1、列出清单

■ 清单内容：待完成事项、临时插单事项、预约安排事项、未完成事项

■ 记录原则：随手记、72小时法则、状态优先法则

2、排定优先

■ 时间管理四象限法则：重要——紧急二维矩阵

■ 练习：请区分以下10件工作的四象限分布

■ 四象限事物处理方法

■ 第三象限事物处理法则：猴子管理法

■ 第二象限事物处理法则：目标描述任务分解

3、制定计划

■ 工具：四象限时间计划表

■ 工具：日工作计划表、月工作计划表

4、采取行动

■ 时间管理6条行动原则

■ 实物文件整理：三要整理法

■ 电子邮件处理：CBDEF法

5、调整改善

■ 每日工作评估改善

■ 复盘四步法

四、事半功倍：衣柜整理时间管理

导入：生活中整理衣柜的流程

收集——区分——组织——执行——回顾

衣柜整理法图示

1、收集：工作清单

■ 列出每日工作清单

2、区分：明确意义

■ 3类不用行动的事件

■ 6类可以行动的事件

■ 练习：罗列一天的工作事项，进行区分练习

3、组织：清单系统

■ 工具：3+1清单系统

✓ 3：将来某时清单：将来可能会做，也可能不会做的事件

行动清单：今日需要采取行动的事件

项目清单：需要进行任务拆解的项目

✓ 1：日程表：特定时间需要完成的工作

4、执行：采取行动

■ 应对突发事件4D行动

5、回顾：心中有数

■ 日周回顾事项

■ 每日工作效率分析

＜到此结束＞