别说你不会分配工作任务

别说你不会分配工作任务

——新晋经理把工作任务分配给下属的方法与策略

【课程背景】

工作任务分配是每个管理者必须具备的管理能力。然而，并不是每个管理者都可以顺利且有效的进行工作任务分配，尤其是刚转型成为管理者的新晋经理人们，因为在工作任务分配上缺乏相应的支持，使得团队内部产生矛盾、资源分配和工作效率严重受阻，如何才能合理有效的将工作任务分配给下属呢？

工作任务分配并不是一件简单的事情，需要综合考量个人能力、兴趣、擅长等，同时还要设定一定的目标难度以锻炼成员，怎样很好的分配任务，关系到工作的效率与成果，以及成员素质提升问题。因此，工作任务分配也是一种管理工作的逻辑，需要将工作任务分配的管理机制搞清楚，以及在管理实践中遇到的问题看明白，才有可能有效的进行工作任务分配，本课程将重点回答上述问题，最后引入高效工作任务分配的5W3H法赋能新晋经理管理能力，以帮助新晋经理尽早度过这个转型阶段。

【课程目标】

1.解析工作任务分配出现问题的表象及特征

2.厘清究竟什么是工作任务分配以及影响因素

3.重新梳理工作任务分配的底层逻辑以及其运作的机理

4. 高效工作任务分配的5W3H法可以有效的实现工作任务的合理分配

【课程对象】

新晋经理人、后备干部、一线的管理者、有潜质的骨干员工等

【课程长度】

1-2天（6小时/天，可以根据客户的需求进行调整）

【课程纲要】

单元一：为什么工作任务分配会出现问题

案例导入：工作任务分配究竟错在哪里？

一、不合理工作任务分配的4个负面影响

（一）下属工作不均衡，忙闲不均，工作效率不高

（二）工作安排不合理，造成内部不满和矛盾

（三）不合理安排工作，也可能是把工作安排给不适合的人作业，导致工作效率和质量问题

（四）工作准备不充分，也是一种工作安排不合理，导致工作受阻

二、工作任务分配不到位的3个原因分析

（一）没有找对人

（二）没有说对事

（三）没有说清楚

三、工作任务分配时的5个注意事项

（一）说清楚你所需要的工作结果

（二）制定工作评估的标准达成一致

（三）提供相关的资料和信息

（四）重要事件分配给抗压能力好的人

（五）在质量和时间上进行良好的控制

四、工作任务分配中须避免的四种情况

（一）工作中重要的工作，只交给能力强的下属去完成

（二）领导规划的工作节奏太大，下属跟不上

（三）喜欢将轻松的工作交给喜欢的下属，导致工作分配不均

（四）高估下属的实力，安排不合适的工作

单元二：工作任务分配的合理机制

一、什么是工作任务分配

（一）给员工分配工作，并不是简单机械地把所谓的任务用命令的方式下达给员工；

（二）恰到好处的高效的分配工作可以使得管理工作变得更加的容易，并显得富裕人性化，以人为本，取其长，补其短；

（三）使得管理者从繁琐的事物中抽出身来，将精力花在大型项目的开发，或者公司的长远规划上，这远比一天到晚被琐事缠绕无法分身，并且累得要死划算的多。

二、分配工作任务的两个关键点

第一，是要根据下属的工作能力进行分配

第二，就是最好让工作流程透明化，杜绝耍赖或暗箱操作

三、工作任务分配的分类

（一）只能由自己做，不能分配出去的工作

（二）可以马上分配的工作

（三）下属经过训练之后，能够接应的工作

（四）应该分派，但是没有合适人选的工作

四、工作任务分配的三大指导原则

（一）控制原则：进行必要的控制

（二）进度原则：掌握工作的进度

（三）衡量原则：要衡量工作的标准

五、工作任务分配的8个做到

（一）用人不疑，疑人不用

（二）量体裁衣，选择适合某项任务的员工

（三）分派任务要明确，让员工心中有数，明确自己要做什么

（四）在员工着手工作时应告知所付的责任以及该如何认定评估结果

（五）给与员工足够的自主权

（六）实施目标跟进制度和定期督导检查

（七）极尽可能提供方便，但不要过多的进行干涉

（八）对于出色完成任务的员工应给予精神上和物质上的嘉奖

单元三：工作任务分配的5W3H法

一、工作任务分配的前期准备

（一）明确什么事情要分配

（二）分配给谁

（三）怎样来做

二、工作任务分配时区别对待5种人的策略

（一）热爱工作的下属

（二）唯利是图的下属

（三）缺乏信心的下属

（四）好胜心强的下属

（五）年纪大的下属

三、工作任务分配时的5个“问”技巧

四、保证工作任务分配到位的5个保证（一）认可将工作任务分配给自己手下的员工完成的重要性（二）规划给员工分配工作任务的战略（三）在给员工分配工作任务的过程中应用常识（四）给员工成功完成工作任务的机会（五）在给员工分配工作任务时检查自己的个人动机

五、高效工作任务分配的5W3H法

（一）What：什么

在下达工作任务名称时，还要告诉员工工作的重要度与紧急度。以便员工安排工作时间与顺序。重要与紧急的工作立即办。并且要非常认真地办。

（二）Where：工作地点

在哪里从事工作或完成工作任务。

（三）What time：什么时候

它包括时刻管理与时间段管理。要体现员工工作所付出的时间成本与价值。

（四）Who：谁

不单单是指接受工作任务的员工，还要告知与员工一起工作的合作伙伴、团体部门、客户等。

（五）Howto do：与员工一起讨论怎样把这项工作做好。

（六）How much ：多少。这是在告知员工，你拥有多少可控资源，或组织、团队可以提供多少资源支持你，你的工作结果必须要创造多少价值

（七）How：怎样。分配工作时，还要告知员工，对所接受工作结果的预测

六、工作任务分配后执行的跟进与改善

（一）控制=衡量+纠偏

（二）跟进的3个关键点

1.结果

2.质量

3.方法

（三）PDCA在改善中的应用

结语：工作任务分配是讲究套路的！