《专业行政文秘助理课程》大纲（1-2天）

“专业行政文秘/助理”培训

课程描述

数百年来，各行各业都有文秘工作，它是一项常青的、不可或缺的职业，也是当今很

多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手，接待、策划会议、沟通、谈判、公文写

作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和

组织工作效率的重要条件，文秘的形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、

出色的秘书却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。

本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会

给您最专业的职业指导。

学员获益

1.了解专业秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望。

2.学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，以及上司的行程

管理。

3.学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手。

4.学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象。

授课方式：启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程时间：2天；12小时

授课对象：1～3年工作经验的初级秘书助理，及有志从事文秘工作的人士





课程大纲

一、专业秘书/助理的角色认知

1.专业秘书/助理的定义与职业价值

(行政人员的角色扮演：管家、助手、人际

(企业需要什么样的行政人员

2.认清秘书/助理的十四项职责

3.专业秘书/助理必备的技能与素质

4.准确自我定位

(初级：事务性文员

(中级：事务性文员＋协助管理

(高级：独立管理＋事务处理

5.专业秘书/助理的工作法则

(摆正位置

(积极主动

(细心准确

(严守机密

(诚恳有礼





二、如何提升文秘工作效率

1.高效率的文档管理技巧

(文档管理的方法、原则及流程

(高效名片管理-大大提升老板业务能力

(如何运用信息科技进行客户关系管理

(高效助理秘书必备之文书管理技巧

(如何成为全方位信息整合工作者

2.如何为上司与自己管理时间

(80/20原理的应用

(优先级的排定

(避免秘书人员的时间管理陷阱

(如何优化上司的时间安排

3.会议管理技巧

(会议 ( 活动 ) 的种类

(会议的流程管理：会前准备；会中协助；会后管理

(会议记录训练

4.上司出差行程管理技巧

(行前安排

(为上司搜集资料

(制定完备行程表





三、专业秘书/助理人际沟通技巧

1.成功沟通的秘诀

(沟通的定义

(沟通的双向性

(保证沟通成功的三原则

2.有效职场沟通技巧

(人际风格的类型：DISC工具导入

(如何与上司沟通

(如何与同事沟通

(如何与客户沟通

3.上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招

(积极倾听

(同理心

(正向引导法

(赞美法





四、专业秘书/助理的形象塑造

1.女性行政人员的着装要求

(职业装的选择

(鞋、袜、包的搭配

(巧用首饰、丝巾及其它配饰

2.男性行政人员的着装要求

(公务西装的选择

(穿西装的十大误区

(衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配

3．专业秘书/助理的场合着装

(正式严肃的会议场合

(商务休闲的办公场合

(优雅从容的社交场合

4.合宜的仪表修饰

(化妆、修面、发型

5.专业的仪态

(站、坐、走、蹲、手势、微笑





五、专业秘书/助理的礼仪与应对技巧

1.商务用语礼仪

(交谈礼仪

(接打电话礼仪与技巧

(电子礼仪：电子邮件、手机、传真等

2.商务往来礼仪

(专业的接待态度

(招呼技巧

(介绍时的原则

(握手技巧

(交换名片

(行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪

(不同的送客方式

(拜访的宜与不宜

(馈赠礼仪

3.商务餐饮礼仪

(中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶

(西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

六、结束语

1.分享与回顾

2.行动计划