高效会议管理技巧

课程大纲Course Outline

第1单元 影响会议效率因素与会前准备

1.1会议的种类

研讨：我们公司常主持参加会议有哪些？

不同种类会议不同侧重点？

             1.2会议效率低下的九大杀手

导入案例：漫无目的的会议

             研讨：赵刚会议管理上存在哪些问题

             影响会议因素

                一言堂、主题不明确、议程不清晰、没有结论、选错参会者…

             思考：我所主持或参加会议存在问题

             1.3会议固定流程规范

             例：不同会议流程模版

             会议模拟：我是坐在喜欢看书旁边的张力

             高效会议的八大特征

             版权视频案例：我要去开会

            1.4 会前的准备

             无需开会的五个如果

             必须开会的五个如果

             决定与会人员

             会议准备的内容清单

             主持人如何做会议准备

             版权视频案例：会议五步骤

   【小结】了解公司会议种类及侧重，会议低效原因剖析，会议流程规范，会前查点清单，哪些情况必须或无须**开会解决。

第2单元 会议的过程管理

2.1成功会议的五种策略

             1)如何做好开场白

             2)如何做好会议时间管理

3)如何掌握议事进度

4)如何达成决议-决策方法

                 如何形成决策达成共识

                 四种团队决策方法

              案例：斯坦福大学难题

5)如何圆满结束会议

              2.2会议中沟通与回馈技巧

              如何专业表达自己的观点和意见

              倾听的技巧

              建设性回馈

              提问技巧

 开放式、封闭式、引导式、清单式、假设式 …

              活动：扑克牌提问

              2.3如何处理会议中典型问题

1)偏离议题，习惯性跑题

2)提问后，无人回应

3)个别与会者滔滔不绝

4)私下开小会

5)产生分歧，激烈争论

              会议中消极影响行为

       唠叨型、好战型、扼杀型、强势型、干扰型    

              版权视频案例：会议中不良行为应对

              2.4不同会议类型不同工具

                引导术、头脑风暴法、SWORT分析、六顶思考帽 …

              电话会议要点

              视频会议要点

              2.5现场演练：太空生存

                （分工：主持人、领导人、计时员、记录员、参会者）

              观察员点评

  【小结】作为主持人主持技巧，如何控场，如何沟通协调引导与会者达成目标，如何决策形成方案，如何应对会议中不良行为，如何快速达成共识，如何让会议更具有成效。

第3单元 会后追踪

             3.1参会者跟进内容

          3.2主持人跟进内容

             工具：会后跟进表单

             3.3评估会议 提供“会议评估维度”  

             3.4跟踪执行

                问责制度

             解决“会上做好的决议，会后执行不到位”的问题

【小结】会后跟进工具技巧，建立汇报制度，对会议成果进行评估，如何解决会议决定。

第4单元 参会技巧

          4.1做一个高效的与会者

         如何汇报工作

         如何提建议

          4.2做好准备工作

             调查情况

             专业地表达你的提案

          准备好应对反对意见

          4.3发言要言简意赅

             要切中要害

             不要偏离议程

          无话可说，闭上嘴！

          4.4保持冷静，彬彬有礼

              提出问题，而不是对质

              表明你在倾听，尊重他人意见

           承认自己的弱项，认可他人的强项

  【小结】作为部属参会技巧，如何**会议提建议和方案，如何汇报工作，如何处理分歧达成共识，如何积极高效参加会议。      

附录：会议管理工具

         会议议程表  

          会议执行跟踪表

          会议问责表

          成功的会议评估维度

          六顶思考帽

          引导技术（促动技术）  

          金字塔原理

  行动计划